Comment organiser l’assemblée générale de mon association sportive ?

Approbation des comptes, validation du budget ou modification du montant des cotisations, l’assemblée générale est un organe décisionnel important pour une association sportive. Mais comment l’organiser ? Dans quel ordre procéder pour se conformer aux textes réglementaires ? Quels éléments faut-il prendre en compte pour ne pas risquer l’annulation de l’assemblée générale de son club de sport amateur ? Est-ce qu’un logiciel de gestion d’adhérents peut aider son association ?

Nous vous proposons de découvrir très précisément les six étapes nécessaires à l’organisation de l’assemblée générale d’une association sportive. Mais avant toute chose, nous répondrons à une question préliminaire incontournable : à qui confier l’organisation de l’assemblée générale de son club sportif amateur ?

Qui peut organiser l’assemblée générale d’une association ?

Voici la première question à se poser avant de penser à organiser dans le détail l’assemblée générale de son club de sport amateur. En effet, la réponse à cette question est réglementée, car présente dans les statuts de l’association ou dans le règlement intérieur. Ainsi, les statuts peuvent désigner un membre en particulier en tant que responsable de l’organisation de l’assemblée générale. Il peut s’agir :

• du président ;
• du secrétaire ;
• du trésorier ;
• d’un membre du bureau.

Dans le cas où les statuts et le règlement intérieur ne désignent pas cette personne, en règle générale, l’organisation est confiée au président de l’association sportive. Pour une gestion efficace de votre association, il est essentiel de comprendre comment gérer une association : le guide complet, qui complémente parfaitement les responsabilités et les défis associés à l’organisation d’une assemblée générale.

Adresser les convocations pour l’assemblée générale

Ensuite, la première chose à faire consiste à convoquer l’assemblée générale. Il s’agit donc de fixer le jour de l’assemblée et de rédiger les convocations. Les convocations doivent être envoyées 15 jours avant la date choisie, de façon nominative ou collective, par courrier, affichage, mail ou publication sur le site internet du club de sport.

Chaque convocation doit comporter l’ordre du jour, la date et le lieu de l’assemblée générale ainsi que le nom et la signature de l’auteur de la convocation. Enfin, il est important de penser à ceux qui ne pourront pas être présents et leur laisser la possibilité de faire une procuration.

Les statuts de l’association sportive peuvent fournir des informations complémentaires et :

• allonger ou réduire le délai d’envoi de la convocation ;
• obliger l’envoi de rapports avec la convocation.

L’organisateur de l’assemblée générale doit s’assurer que sa démarche est conforme à celle indiquée dans les statuts. Dans le cas contraire, l’AG peut être invalidée, ainsi que l’ensemble des décisions qui y seront prises. Comprendre le déroulement de l’assemblée générale d’un club de sport amateur est essentiel pour assurer une réunion productive et conforme aux attentes de tous les membres. Aussi, il est important de savoir qui participe à l’assemblée générale d’un club de sport amateur pour garantir une représentation équitable et démocratique de tous les membres de l’association.

Rédiger l’ordre du jour de l’assemblée générale

L’ordre du jour est à envoyer avec les convocations. Il doit donc être rédigé suffisamment en amont de la date de la réunion de l’assemblée générale. Les statuts de l’association sportive donnent des informations concernant l’ordre du jour. Par exemple, des membres de l’association peuvent demander l’inscription d’une question à l’ordre du jour.

De même, les statuts peuvent indiquer clairement les sujets à ajouter dans l’ordre du jour, comme :

• le vote du budget ;
• la désignation des dirigeants ;
• l’approbation du rapport d’activités ;
• le changement du montant des cotisations ;
• la validation des comptes.

Ces différents éléments doivent être mentionnés dans l’ordre dans lequel ils seront abordés lors de l’assemblée générale : de façon chronologique. Enfin, seuls les éléments figurant dans l’ordre du jour peuvent être évoqués lors de l’AG. Il est cependant possible d’ajouter un temps pour les questions diverses qui désignent des sujets mineurs n’ayant aucun impact sur le fonctionnement de l’association.

Vérifier la salle pour accueillir les participants

La convocation à l’assemblée générale d’un club de sport amateur doit mentionner l’adresse de la salle où se rendre. Mais il est important de vérifier plusieurs éléments concernant cette salle. Par exemple, il faut vérifier la capacité du lieu. Selon la taille de l’association sportive, tous les membres convoqués doivent pouvoir prendre place dans l’espace prévu.

De même, pour les grosses associations sportives comportant beaucoup de membres, il est parfois nécessaire de prévoir une certaine sonorisation afin que chacun puisse s’exprimer et entendre les débats.

Enfin, un pot de l’amitié étant souvent organisé après la tenue d’une assemblée générale, l’achat de boissons et de nourriture peut être anticipé par l’organisateur.

Déroulement de l’assemblée générale

L’organisation d’une assemblée générale doit également tenir compte de son déroulement. En effet, le déroulement d’une AG suit un planning très précis qu’il est important de respecter, avec par exemple :

• la signature de la feuille de présence ;
• le mot du président ;
• la lecture des rapports ;
• la discussion ;
• le vote.

Au moment d’organiser l’assemblée générale de son club de sport amateur, il est possible de préparer l’ensemble des documents qui seront utilisés le jour J. Par exemple, plusieurs rapports doivent être lus au cours de l’AG. Rapport moral ou rapport financier, il est important de s’assurer que ces documents seront prêts pour l’assemblée générale.

De même, les modalités du vote doivent être connues suffisamment en avance afin de préparer le matériel nécessaire, dans le cas du vote à bulletin secret par exemple. Enfin, le président doit préparer son rapport et une feuille de présence doit être à disposition le jour de la réunion de l’assemblée générale.

Après l’assemblée générale d’une association sportive

Pour être exhaustif, l’organisation d’une assemblée générale doit se poursuivre après le vote. En effet, un procès-verbal est rédigé afin de synthétiser toutes les informations échangées au cours de la réunion. De même, en fonction des votes, des dispositions doivent être prises. C’est notamment le cas si un changement de nom de l’association sportive a été voté ou si ses statuts ont été modifiés.
Après l’assemblée générale, la rédaction d’un procès-verbal efficace est cruciale pour documenter les décisions prises et assurer le suivi des actions à entreprendre.

Pour résumer, organiser l’assemblée générale d’une association sportive demande de la rigueur. De nombreux éléments doivent être pris en compte afin de garantir la bonne tenue de l’AG et ainsi éviter son annulation.