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Comment gérer une association : le guide complet
La gestion d’une association n’est pas une tâche aisée. Entre la comptabilité, la gestion des membres, et l’organisation des assemblées, il est essentiel de tout orchestrer parfaitement pour que l’association puisse fonctionner efficacement.
Structure et fonctionnement d’une association
La structure et le fonctionnement sont assez similaires d’une association à l’autre. Ils peuvent toutefois varier en fonction de la taille, de l’objectif et des besoins spécifiques de votre association.
Les statuts
Les statuts sont les règles fondamentales qui régissent l’association. Ils définissent la mission, l’objectif, les membres, leurs droits et devoirs, et la structure de l’association.
L’assemblée générale (AG)
L’assemblée générale est l’organe souverain de l’association. Elle se réunit généralement une fois par an et est composée de tous les membres. L’AG élit les membres du bureau, approuve les comptes, modifie les statuts si nécessaire et prend d’autres décisions importantes pour l’association.
Le bureau directeur
Le bureau directeur – aussi appelé bureau – est responsable de la gestion quotidienne de l’association. Son rôle est de mettre en œuvre les décisions prises par l’AG.
Il est généralement composé d’un président, d’un secrétaire et d’un trésorier. Cependant, selon la taille et les besoins de l’association, d’autres rôles peuvent être inclus, tels que vice-président, secrétaire adjoint, etc.
Le président
Le président représente l’association dans tous les actes de la vie civile. Il dirige l’association, convoque les assemblées et veille au bon fonctionnement de l’association selon ses statuts.
Le secrétaire
Le secrétaire est chargé de tout ce qui concerne la correspondance et les archives. Il rédige les procès-verbaux des réunions et assemblées.
Le trésorier
Le trésorier est responsable de la gestion du patrimoine de l’association. Il prépare les budgets et assure la comptabilité.
Les commissions ou groupes de travail
Ce sont des groupes spécialisés qui peuvent être créés pour gérer ou superviser des aspects spécifiques ou des projets particuliers au sein de l’association.
Les membres
Les membres – ou adhérents – sont les personnes qui adhèrent à l’association, partagent ses objectifs et contribuent à sa mission. Selon les statuts, il peut y avoir différents types de membres (actifs, honoraires, bienfaiteurs, etc.).
Les bénévoles
Les bénévoles sont les personnes qui offrent leur temps, leurs compétences et leur passion pour garantir le bon fonctionnement de l’association, sans attendre de rémunération en retour.
Le règlement intérieur
Le règlement intérieur est un document facultatif qui complète les statuts en précisant les points de détail qui n’y ont pas été inclus. Il peut concerner, par exemple, le fonctionnement interne ou les modalités pratiques de l’association.
La gestion comptable d’une association
Une association doit-elle obligatoirement tenir une comptabilité ?
En France, la loi du 1er juillet 1901 n’impose aucune obligation comptable par défaut aux associations. Cependant, la tenue d’une comptabilité structurée et transparente est communément considérée comme un impératif pour toute association “par nécessité démocratique et de bonne gestion” d’après le site associations.gouv.fr.
Dans certains cas précis, une association peut être obligée de tenir une comptabilité, par exemple si elle :
- a des statuts qui le lui impose;
- bénéficie d’un agrément d’une autorité administrative;
- reçoit des subventions;
- emploie au moins un salarié;
- exerce une activité économique, commerciale ou imposable (à l’IS ou à la TVA)
Quelle comptabilité mettre en place dans mon association ?
En fonction de la taille et des activités de l’association, le bureau directeur mettra en place une comptabilité de trésorerie ou une comptabilité d’engagement.
Comptabilité de trésorerie
Toute association est tenue, en principe, à une comptabilité de trésorerie. C’est une approche comptable relativement simple qui se base sur le système des encaissements et décaissements.
On prend en compte les recettes et les dépenses à la date à laquelle elles sont perçues ou payées, dans l’ordre chronologique. Ces écritures peuvent être réalisées sur un simple cahier, du moment qu’il n’y a pas de ratures, ni de surcharges. On n’enregistre pas les recettes acquises (pas encore perçues) et les dépenses engagées (pas encore payées).
Enfin, on calcule chaque mois la différence entre les recettes et les dépenses pour connaître le solde disponible. C’est un résultat qui donne une vision simplifiée mais relativement efficace de la situation financière de l’association.
La comptabilité de trésorerie s’adresse en règle générale aux associations qui bénéficient de moins de 153 000 euros de subventions cumulées. Dès lors qu’elles dépassent ce seuil, elles devront tenir une comptabilité d’engagement.
Comptabilité d’engagement
L’immense majorité des associations n’a pas besoin d’utiliser la comptabilité d’engagement. Celles qui y ont recours possèdent une part “lucrative” significative dans leur budget, ce qui justifie cette approche comptable “commerciale”.
L’importance d’une comptabilité rigoureuse
La comptabilité d’une association est le reflet de son intégrité financière. Voici pourquoi une comptabilité bien tenue est essentielle :
- Transparence: Les membres de l’association, les donateurs et les éventuels bailleurs de fonds exigent une transparence totale concernant l’utilisation des ressources financières. Des comptes clairs et précis montrent que l’association utilise ses fonds de manière responsable.
- Planification et Budget: Une comptabilité rigoureuse permet de suivre avec précision les dépenses et les revenus, facilitant ainsi la création de budgets prévisionnels. Cela permet à l’association de planifier ses activités en fonction de ses capacités financières.
- Demandes de subventions: Beaucoup d’associations dépendent des subventions pour se financer. Les organismes qui accordent ces subventions exigent souvent de consulter les comptes de l’association pour s’assurer de sa bonne gestion.
- Conformité légale: même si certaines associations bénéficient d’un régime comptable allégé, elles doivent néanmoins respecter certaines obligations légales. Une comptabilité rigoureuse garantit que ces obligations sont respectées, évitant ainsi d’éventuelles sanctions.
Le rôle du comptable au sein de l’association
Le comptable est le gardien des finances de l’association. Sa mission dépasse souvent la simple saisie des opérations financières:
- Expertise et conseil: Grâce à sa formation et son expérience, le comptable apporte son expertise en matière financière. Il peut donner des conseils sur la gestion des dépenses, l’optimisation des ressources ou la recherche de nouvelles sources de financement.
- Relations avec les tiers: Le comptable peut être amené à interagir avec divers interlocuteurs externes, comme les banques, les organismes de subvention, ou les auditeurs.
- Élaboration des états financiers: À la fin de chaque exercice comptable, le comptable prépare les états financiers qui seront présentés lors de l’Assemblée Générale. Ces documents synthétiques reflètent la santé financière de l’association.
- Veille réglementaire: Le monde de la comptabilité est en constante évolution. Le comptable veille à ce que l’association reste en conformité avec les réglementations en vigueur.
Ainsi, la gestion comptable d’une association, bien que parfois perçue comme une tâche administrative, est en réalité un pilier central de son bon fonctionnement et de sa crédibilité vis-à-vis de l’extérieur.
Toutes les dimensions de la gestion d’association
La gestion d’une association englobe de nombreuses dimensions qui, ensemble, contribuent au bon fonctionnement, à la pérennité et au succès de l’entité. Voici les principales dimensions de la gestion d’une association :
Gestion stratégique
- Mission et Vision : Définir les objectifs à long terme de l’association et la manière dont elle compte les atteindre.
- Planification : Établir un plan stratégique pour guider l’association vers la réalisation de ses objectifs.
Gestion administrative
- Statuts : Rédiger et mettre à jour les règles fondamentales qui régissent l’association.
- Règlement intérieur : Préciser les modalités de fonctionnement interne.
- Documents : centraliser et conserver toute la documentation.
Gestion des ressources humaines
- Membres : Recrutement, intégration et fidélisation des membres.
- Bénévoles : Coordination, formation et reconnaissance du travail des bénévoles.
- Salariés (si applicable) : Recrutement, formation, évaluation et gestion des contrats.
Gestion financière
- Comptabilité : Tenue des comptes, suivi des dépenses et des recettes, maitrise de la situation fiscale.
- Recherche de financements : Subventions, dons, cotisations, emprunt bancaire et autres sources de financement.
- Budget : Élaboration et suivi du budget annuel.
Gestion des activités et projets
- Planification : Définition, organisation et suivi des activités et événements.
- Évaluation : Mesure de leur impact et leur réussite .
Gestion de la communication
- Promotion : Faire connaître l’association, ses missions et ses activités.
- Relations publiques : Gérer la relation avec les médias, les partenaires et le grand public.
- Communication interne : Assurer une bonne communication entre les membres, les bénévoles et les éventuels salariés.
Gestion juridique et conformité
- Respect des lois : Veiller à ce que l’association respecte toutes les lois et régulations applicables.
- Gestion des risques : Identifier et atténuer les risques potentiels auxquels l’association pourrait être confrontée.
Gestion technologique
- Outils en ligne : Utilisation de logiciels et plateformes pour faciliter la gestion.
- Présence numérique : Gestion du site web, des réseaux sociaux et des autres canaux numériques.
Gestion des partenariats
- Collaborations : Établissement de partenariats avec d’autres associations, entreprises ou entités pour renforcer les actions et la portée de l’association.
Chacune de ces dimensions demande des compétences, des ressources et des outils spécifiques. Une gestion efficace reconnaît l’importance de chaque dimension et cherche à les intégrer harmonieusement pour assurer le succès global de l’association.
Logiciels et outils en ligne pour faciliter la gestion d’association
À l’ère numérique, les logiciels et les plateformes en ligne sont devenus des alliés incontournables pour les associations de toutes tailles. Qu’il s’agisse de gérer les adhésions, de suivre la comptabilité ou de planifier des événements, il existe des outils adaptés aux besoins spécifiques de chaque association.
L’importance d’un bon logiciel de gestion
Le choix d’un logiciel de gestion n’est pas à prendre à la légère. Un outil adapté peut transformer la manière dont une association fonctionne, la rendant plus efficace et réactive.
- Automatisation des tâches : Finies les heures passées à saisir manuellement les données des membres ou à suivre les dépenses. Les fonctionnalités avancées des logiciels modernes permettent d’automatiser une grande partie de ces tâches, libérant du temps pour se concentrer sur la mission de l’association.
- Centralisation des informations : Plutôt que d’avoir des informations dispersées sur plusieurs fichiers ou dossiers, un bon logiciel offre un lieu central où toutes les données sont stockées et facilement accessibles.
- Mise à jour en temps réel : Les modifications apportées dans le logiciel, que ce soit l’ajout d’un nouveau membre ou la mise à jour d’un événement, sont instantanément disponibles pour tous les utilisateurs autorisés.
- Sécurité : Les logiciels de gestion modernes sont conçus avec la sécurité à l’esprit. Les données sensibles sont protégées, et des sauvegardes régulières garantissent que l’information ne soit pas perdue.
SportEasy propose une solution adaptée à l’ensemble de ces enjeux.
Les avantages de la gestion en ligne
Les solutions en ligne, souvent appelées solutions cloud, offrent des avantages uniques pour les associations:
- Accessibilité : Qu’ils soient chez eux, au bureau de l’association ou en déplacement, les membres et les responsables peuvent accéder aux informations dont ils ont besoin à tout moment et de n’importe où, à condition d’avoir une connexion Internet.
- Collaboration : Les outils en ligne favorisent la collaboration. Les membres peuvent travailler simultanément sur des documents, planifier des activités ensemble ou discuter en temps réel.
- Mises à jour automatiques : Contrairement aux logiciels traditionnels qui nécessitent des mises à jour manuelles, les outils en ligne sont généralement mis à jour automatiquement. Cela garantit que l’association bénéficie toujours des dernières fonctionnalités et améliorations.
- Coût : De nombreuses solutions en ligne fonctionnent sur un modèle d’abonnement. Cela signifie que l’association n’a pas à investir dans du matériel coûteux ou des licences logicielles onéreuses. De plus, de nombreux fournisseurs offrent des tarifs préférentiels ou une version gratuite pour les associations.
SportEasy permet par exemple à une association de collecter tous les paiements (adhésions, achat de matériel, dons,…) en ligne de ses adhérents, gratuitement.
Les fonctionnalités nécessaires à une bonne gestion d’association
- Gestion des membres (CRM)
- Calendrier
- Paiements en ligne : adhésions, achats, évènements, dons,…
- Messagerie
- Comptabilité
En somme, alors que la gestion d’une association peut sembler complexe, les outils et logiciels en ligne d’aujourd’hui sont là pour simplifier et optimiser chaque aspect de l’administration et de l’organisation.
Conclusion
Gérer une association nécessite dévouement, organisation, et adaptabilité. Grâce aux bons outils et à une équipe associative engagée, votre association pourra prospérer et avoir un impact positif sur sa communauté.