Le rôle du secrétaire dans un club de sport amateur
Le rôle du secrétaire dans un club de sport amateur est défini par les statuts de l’association. Parfois, des informations complémentaires concernant ses missions sont ajoutées dans le règlement intérieur de l’association sportive. Mais, même si les statuts et le règlement intérieur sont des documents propres à chaque association, il est possible de lister ses principaux rôles dans l’organisation d’une association.
En effet, le secrétaire a un rôle incontournable dans une association sportive. Membre à part entière du bureau directeur, accompagné ou non de suppléants, il occupe un poste administratif qui participe au bon fonctionnement d’un club de sport amateur. Nous vous proposons de découvrir les missions confiées au secrétaire d’une association sportive.
Rôle administratif du secrétaire : archives, registres et courrier
Pour commencer, le secrétaire est chargé de la bonne tenue des registres. C’est notamment le cas du registre des adhérents, aussi appelé fichier des adhérents. Ce registre liste des informations concernant les membres de l’association. En format papier ou en version digitale, il liste pour chaque membre :
- le nom et le prénom ;
- l’adresse postale ;
- le numéro de téléphone ;
- le rôle dans l’association ;
- etc.
La tenue de ce fichier impose de se conformer au RGPD, notamment concernant la collecte et le stockage des données personnelles. Pour aller plus loin dans une gestion efficace de votre association, il est essentiel de comprendre comment gérer une association : le guide complet, qui complémente parfaitement les responsabilités du secrétaire.
Le trésorier se charge également du traitement du courrier, et de sa distribution au bon destinataire. De plus, il fait en sorte que chaque courrier reçu bénéficie d’une réponse adaptée, dont il peut lui-même se charger s’il dispose de toutes les informations nécessaires.
Enfin, le trésorier a pour mission de gérer les archives de l’association sportive. Il doit ainsi connaître les délais de conservation des différents documents. En effet, de très nombreux documents obligatoires doivent être conservés pendant des durées variables, comme :
- des convocations de l’assemblée générale pendant 5 ans ;
- le règlement intérieur et l’extrait du JOAFE avec l’annonce de déclaration pendant toute la durée d’existence de l’association ;
- les comptes annuels pendant 10 ans ;
- les doubles des reçus des dons remis aux donateurs pendant 6 ans ;
- les bulletins de paie pendant 5 ans ;
- les factures d’électricité ou de gaz pendant 2 ans ;
- le contrat d’assurance pendant toute la durée du contrat et deux ans supplémentaires ;
- les factures d’internet pendant 1 an ;
- les procès-verbaux d’assemblée pendant 5 ans.
La bonne gestion d’un club nécessite une équipe dirigeante solide, dont le trésorier et le secrétaire jouent un rôle essentiel. Découvrez notre guide complet sur le bureau directeur d’association pour mieux comprendre l’interaction entre les différents rôles au sein du bureau.
Les réunions et le rôle du secrétaire
Une association sportive doit régulièrement réunir tout ou partie de ses adhérents. C’est notamment le cas lors de l’assemblée générale et du conseil d’administration. Le bureau et le comité directeur se réunissent également régulièrement.
Pour chacune de ces occasions, le rôle du secrétaire est multiple, car il doit :
- planifier les réunions ;
- préparer les invitations des membres concernés ;
- envoyer les invitations ;
- s’assurer que l’ordre du jour est respecté pendant la réunion ;
- rédiger le compte-rendu de chaque réunion ;
- diffuser ce compte-rendu.
Les autres missions du secrétaire d’une association sportive
Nous l’avons vu, il n’est pas possible de lister l’ensemble des missions du secrétaire d’une association sportive. Pour cela, il convient de se référer aux statuts ou au règlement intérieur du club de sport amateur. Voici d’autres rôles que le secrétaire est susceptible d’endosser au sein d’une association sportive.
Le secrétaire peut se charger de rédiger et de faire parvenir des invitations pour des occasions particulières. Par exemple, si le club de sport organise une soirée de fin d’année et désire inviter ses sponsors, ses bénévoles, ses adhérents et ses mécènes, le secrétaire peut se charger des invitations. De même, l’organisation d’un tournoi par le club sportif amateur peut être l’occasion de convier la presse ou des entreprises locales. Une fois de plus, c’est le secrétaire qui peut se charger d’adresser les invitations aux bonnes personnes.
Une association sportive est parfois amenée à modifier ses statuts, pour un changement de nom, de siège social ou encore d’objet. Chaque modification de statut doit faire l’objet d’une déclaration au greffe des associations, en ligne, sur place ou par courrier, par un dirigeant de l’association ou une personne mandatée. Le secrétaire fait partie des membres d’une association en mesure de réaliser cette déclaration.
Membre impliqué dans la bonne gestion de l’association sportive, le secrétaire peut être amené à rédiger des notes à l’attention des adhérents. Ces notes d’information peuvent servir de rappel par rapport à certains points du règlement intérieur. De cette manière, le secrétaire participe à faire appliquer le règlement intérieur ou les dispositions statutaires de l’association sportive.
Il faut également comprendre le rôle des autres responsables du club. Le choix d’un vice-président compétent est essentiel pour appuyer le président dans ses fonctions. Pour plus d’informations, lisez comment choisir un vice-président pour votre club. Aussi, retrouvez ici un condensé d’informations sur les rôles du trésorier dans un club de sport amateur.
Pour conclure, le rôle du secrétaire est un rôle central et capital pour la bonne tenue d’une association sportive. Il remplit des missions déterminantes et travaille en étroite collaboration avec le trésorier et le président.
Passionné de sport amateur depuis tout jeune, j'ai à coeur de comprendre finement les problèmatiques auxquelles font face les responsables d'équipes et les dirigeants de club, pour leur proposer du contenu qui les aide efficacement au quotidien.
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