Intégrer de nouveaux licenciés dans son club sportif

Tout d’abord, réussir l’intégration de nouveaux licenciés passe par leur faire découvrir l’âme du club sportif. Chaque club est différent dans :

• son fonctionnement ;
• ses challenges ;
• son histoire ;
• ses valeurs ;
• la personnalité de ses dirigeants ;
• l’engagement de ses bénévoles ;
• etc.

Cette présentation peut être organisée le jour même de l’arrivée des nouveaux licenciés par le président du club ou par un autre membre de l’association. Les nouveaux licenciés s’imprègnent immédiatement de l’ambiance et de l’atmosphère qui règnent au sein du club. Ils peuvent se projeter et apprécier des valeurs fortes de partage, d’entraide et de convivialité.

Intégrer un nouveau licencié, c’est également lui donner les moyens de communiquer avec les autres licenciés. Pour éviter qu’il se sente mis à l’écart dès les premiers jours, il convient de lui fournir tous les codes d’accès nécessaires. Il peut s’agir :

• de numéros de téléphone ;
• d’adresses mail ;
• d’identifiants de connexion pour le paiement de la cotisation ;
• du nom de l’application mobile utilisée pour la gestion du club ;
• etc.

Disposant de ces supports de communication, les nouveaux licenciés peuvent immédiatement participer aux échanges. Ils sont automatiquement intégrés dans les discussions et reçoivent les mêmes informations que l’ensemble des autres licenciés. La présentation du club et les outils de communication peuvent être regroupés dans un kit de bienvenue ou dans un livret d’accueil. Il s’agit d’un document officiel qui peut être remis à chaque nouveau licencié. Aux couleurs du club, c’est un outil supplémentaire pour accueillir et fidéliser les adhérents.

Lorsque l’on rejoint un nouveau club de sport amateur, il s’agit également de rencontrer ses adhérents ; leurs futurs compagnons de jeu. Pour cela, le président de l’association peut se charger de faire les présentations avant un entraînement par exemple. Si plusieurs licenciés rejoignent en même temps le club, il est possible d’envisager une autre solution : organiser une journée, une soirée ou une activité d’intégration. Cette journée, cette soirée ou cet événement d’intégration est aussi l’occasion d’offrir un moment convivial à l’ensemble des adhérents de l’association. Joueurs, parents, bénévoles, entraîneurs et membres du bureau peuvent se retrouver et participer à leur manière à l’intégration des nouveaux licenciés. Faire visiter les lieux fait partie des étapes d’intégration des nouveaux licenciés. Ils découvrent à ce moment-là :

• les infrastructures d’entraînement ;
• les lieux de vie ;
• le bureau du président et celui du trésorier ;
• les bureaux administratifs ;
• les vestiaires ;
• etc.

Cette visite est l’occasion de passer un moment privilégié avec les nouveaux licenciés. Un échange informel peut avoir lieu afin d’apprendre à se connaître mutuellement.

La phase d’intégration est une étape importante dans la vie d’une association sportive, car une association se construit grâce à ses membres et à leur engagement. Mais cette étape d’intégration se retrouve également dans le milieu professionnel et dans le milieu étudiant, avec des :

• journées d’accueil ;
• séminaires d’intégration ;
• soirées d’intégration ;
• etc.

Pour intégrer chaque nouvel arrivant, il est courant de désigner un parrain, aussi appelé “buddy” ou référent. Le parrainage, à ne pas confondre avec le parrainage sportif ou sponsoring, permet au nouveau licencié de savoir vers qui se tourner en cas de questions ou de problèmes. Le choix du parrain ou de la marraine doit être un choix réfléchi en amont. En effet, la personne doit avoir envie de faire découvrir le club sportif. Elle doit également pouvoir se rendre disponible afin de répondre aux demandes de son filleul ou de sa filleule.

Enfin, intégrer de nouveaux licenciés dans un club sportif, c’est mettre à jour rapidement ses outils de gestion. Par exemple, une application de gestion de club sportif permet de créer une fiche individuelle par licencié. La gestion des membres de l’association est alors simplifiée puisque toutes les informations sont regroupées, avec notamment :

• le numéro de licence ;
• les coordonnées ;
• les tailles de maillot et de short ;
• les plannings individuels ;
• les certificats médicaux ;
• les autorisations parentales ;
• le suivi des paiements des cotisations ;
• etc.

Lorsque les nouveaux licenciés ont été présentés aux autres membres, lorsqu’ils ont appris à découvrir l’histoire et les valeurs du club et lorsqu’ils sont intégrés dans les outils officiels de gestion du club, toutes les étapes de l’intégration ont été réalisées.