On se retrouve pour le 4ème épisode de la série ACC : Créer ou Mourir, dans laquelle nous suivons Vincent Gendrier et sa nouvelle association sportive : l’Athletic Club de Chambord. Il a dû se frotter à plusieurs épreuves pour développer l’ACC : donner du sens à ce nouveau club, développer toute son identité, mener une campagne de sponsoring. Aujourd’hui, Vincent se livre sur une thématique nouvelle : l’assemblée générale. Élément central pour mieux gérer une association sportive, elle permet de prendre les décisions touchant à l’avenir et à la gestion de l’asso. En prime, vous avez le droit à un petit cadeau : un document-type du procès verbal, à envoyer à la fin d’une assemblée générale.

Dans ce nouvel épisode, la tête de proue de l’ACC revient sur les différentes étapes pour mener au mieux une assemblée générale efficace.

SportEasy (SE) : Salut Vincent, on a vu que la première assemblée générale de l’ACC s’était déroulée le 26 février. Qu’est-ce-qui t’a poussé à l’organiser à cette période et à partir de quand as-tu commencé à la mettre en place ?

Vincent (V) : Salut la team SportEasy ! J’ai souhaité faire l’AG le plus en amont possible afin de faire connaitre notre projet au plus grand nombre et surtout faire voter le bureau. Initialement, l’AG devait avoir lieu le 15 janvier mais les contraintes liées à la COVID ont fait que nous l’avons repoussée. Nous l’avons donc programmée le 26 février. Un timing qui nous laisse du temps pour mettre en place toutes nos actions sur le printemps afin de préparer la saison prochaine, qui sera la 1ère saison du club.

Le président à l’aise devant ses membres 

“Le 2ème temps était dédié au vote pour élire le bureau du club. Une étape hyper importante pour que je sois épaulé dans la suite du projet.”

SE : Comment as-tu structuré l’assemblée générale ? Que fallait-il traiter en premier selon toi ? V : Nous avons structuré l’AG en 3 temps. Le premier était la présentation du projet à toutes les personnes présentes car elle était ouverte au public. Cela permet de faire fonctionner le bouche à oreille ainsi que d’obtenir des retombées presse. Un aspect communication et relation publique indispensable pour lancer le projet. Le 2ème temps était dédié au vote pour élire le bureau du club. Une étape hyper importante pour que je sois épaulé dans la suite du projet. Cela fait maintenant 3 semaines que ce bureau existe officiellement, et ça a permis de vraiment accélérer les choses. Le 3ème temps était dédié à un pot convivial avec un apéritif offert par le club. Ce moment a permis d’échanger avec les personnes de manière informelle. Que cela soit avec de futurs licenciés, des élus ou le district. Un moment qui permet de fédérer et d’avoir le ressenti de nos interlocuteurs.

En suivant Vincent et l’ACC le long de cette aventure, SportEasy en profite pour vous fournir des fichiers clé-en-main qui pourront vous servir pour votre propre club ! Dans cet épisode, retrouvez un document type d’un procès-verbal de votre assemblée générale.

SE : On imagine que tu as organisé un temps de débat lors de l’assemblée, peux-tu nous rapporter ce que les membres du club ont dit ? Les points importants qu’ils ont soulevés ?

V : Pas vraiment pour cette 1ère assemblée. Nous avons eu un temps de questions/réponse avec le public présent ce jour, mais pas avec les membres du club. Ces échanges ont eu lieu lors du pot de fin, mais surtout lors de nos réunions que nous faisons à côté, dédiées à avancer sur le projet point par point avec le bureau et les dirigeants.

Faire de l’ACC un lieu de vie

SE : Un procès verbal a dû être envoyé aux membres du club, afin de les tenir informés de ce qui a été dit. Est-ce toi qui a rédigé ce document, si oui : comment t’y es-tu pris ? V : Oui, j’ai partagé un compte-rendu à tous les membres du clubs, mais par mail et pas de manière très formelle. J’y ai fait mention de différents points : le nombre de personnes présentes, les nouveaux partenaires et les évènements importants à venir (ex : voyage de cohésion au Groupama stadium, interventions dans les écoles…). J’en ai également profité pour organiser des groupes Whatsapp, cela facilitera la communication au sein du club. Enfin, j’ai dressé une liste des objectifs à venir pour mieux s’organiser et repartir les tâches. J’ai fait un petit remix d’un procès-verbal classique ! 

SE : L’assemblée générale est un élément central dans la vie d’un club de sport amateur. Penses-tu qu’elle a permis à l’ACC d’élaborer un plan de développement à moyen-terme. Ou a-t-elle avant tout pour but de relancer ton club à court-terme ? V : Cette AG a surtout permis de lancer le projet à court-terme et de mettre un coup de lumière sur le club. Et je pense que de manière générale, une AG permet d’acter des décisions importantes (le vote de notre bureau pour notre cas). Mais il est préparé en amont lors de réunions de travail. Pour moi ces réunions de travail en petit groupe qui permettent de structurer le club à moyen terme et d’avoir des plans d’action clairs.ACC, Créer ou Mourir

Épisode 4 – Le clan se rassemble