Le déroulement de l’assemblée générale d’un club de sport amateur

L’assemblée générale d’un club de sport amateur ne s’improvise pas. Au contraire, elle est rigoureusement encadrée afin de garantir la transparence, l’échange et la bonne gestion de l’association sportive. Alors, quelles sont les règles à suivre concernant le déroulement d’une assemblée générale ? Comment un logiciel gestion d’association sportive peut aider à cet effet ?

Quelles étapes doivent être suivies par le président de séance ou le secrétaire ? Comment présenter l’ordre du jour et que rappeler à cette occasion ? Nous vous proposons de découvrir les neuf étapes à suivre lors de la tenue de l’assemblée générale d’un club de sport amateur.

Registre de présence et quorum

La première étape du déroulement d’une assemblée générale est réalisée lors de l’arrivée des participants. En effet, chaque participant doit signer le registre de présence. L’émargement de cette fiche de présence liste de façon nominative :

• les membres présents physiquement ;
• les membres représentés par une procuration.

Le registre de présence permet de vérifier que le quorum requis est atteint. Le quorum correspond au nombre minimum de membres présents ou représentés pour que le vote de l’assemblée générale soit valable. Il est fixé par les statuts ou le règlement intérieur de l’association et peut correspondre à un dixième, au quart, au tiers, à la moitié ou encore à plus de la moitié des membres de la structure associative.

Le quorum doit être respecté tout au long de l’assemblée générale. Ainsi, si un membre quitte l’assemblée avant qu’elle ne soit terminée, il est nécessaire de vérifier que les conditions de quorum sont toujours remplies. Si le quorum n’est pas atteint, l’assemblée générale ne peut se tenir et doit être décalée à une date ultérieure.

Désignation du président et du secrétaire de séance

La désignation du président et du secrétaire de séance n’est pas une étape obligatoire. En effet, certains statuts d’association ou certains règlements prévoient cette désignation d’office. Par exemple, les statuts de certaines associations désignent le président du club de sport amateur comme président de séance.

Si rien n’est prévu dans les statuts, il est nécessaire de procéder à cette désignation en début de chaque assemblée générale.

Ordre du jour de l’assemblée générale

Le déroulement d’une assemblée générale se poursuit avec la présentation et la lecture de l’ordre du jour. Les points doivent être énoncés de façon chronologique.

Cette étape est aussi l’occasion de présenter le déroulement de la réunion aux participants. Ils découvrent ainsi :

• les différents intervenants ;
• les moments de discussions sur les différents points ;
• les temps de parole prévus ;
• le moment du vote.

Seuls les points mentionnés dans l’ordre du jour peuvent être abordés au cours de la séance. De même, tous les points doivent être abordés. Ainsi, le président de séance ne peut pas décider d’en écarter un. À partir du moment où il apparaît sur l’ordre du jour, il doit être soumis à délibération.

Discours du président de l’association

Le discours du président de l’association sportive est un discours d’introduction qu’il est important de différencier des rapports d’activités. Pour le président du club de sport amateur, ce discours est souvent l’occasion de :

• faire un bilan de l’année écoulée ;
• remercier les participants de leur présence ;
• souligner l’implication des bénévoles ;
• rappeler les projets réalisés ;
• accueillir les nouveaux membres ;
• lister les départs ;
• donner son sentiment sur l’association.

Présentation des 2 rapports d’activités

Puis, la tenue d’une assemblée générale se poursuit avec la lecture des deux rapports d’activités. Cette lecture peut être réalisée par le président de séance, le secrétaire ou le trésorier de l’association pour le second rapport.

• Le rapport moral, aussi appelé rapport d’activité, concerne la gestion de l’association et ses projets, aussi bien passés que futurs.
• Le rapport financier est établi selon le bilan comptable et les comptes de résultat.

La lecture d’un troisième rapport peut être imposée. En effet, des textes imposent à certaines associations de nommer un commissaire aux comptes, ou CAC. C’est par exemple le cas des associations sportives qui comptent plus de 50 salariés et dont le chiffre d’affaires hors taxe s’élève à 3,1 millions d’euros. Pour ces associations, le commissaire aux comptes doit donner lecture de son rapport à ce moment précis de l’assemblée générale.

Discussions

Les deux rapports sont soumis à discussions. Cela signifie que chaque point peut être discuté par chaque membre présent. Cette discussion peut avoir lieu après chaque rapport ou après la lecture des différents rapports. C’est donc grâce à ces rapports et à ces discussions que l’assemblée générale peut aborder des sujets déterminants, comme :

• l’approbation des comptes ;
• la validation du prévisionnel ;
• le renouvellement des dirigeants ;
• le changement du montant des cotisations ;
• les orientations de l’exercice suivant.

Vote

Après la discussion vient le temps du vote. Cette étape est tout aussi fondamentale : chaque point inscrit à l’ordre du jour doit faire l’objet d’un vote. Vote à main levée ou vote par bulletin secret, le mode de vote est fixé dans les statuts de l’association sportive. Ce sont également les statuts qui fixent les règles de majorité, comme :

• la majorité simple ;
• la majorité relative ;
• la majorité absolue ;
• l’unanimité.

Si les statuts ne définissent aucun mode de vote, c’est au président de le déterminer et de le faire valider par l’assemblée générale.

Moment de convivialité

En règle générale, une assemblée générale se clôture par un moment de convivialité. Ce moment de partage, parfois nommé pot de l’amitié, permet de rassembler les participants de façon moins formelle. C’est l’occasion pour le dirigeant de les remercier une nouvelle fois de leur présence et de leur implication au sein de l’association sportive.

Compte-rendu ou procès-verbal de l’assemblée générale

Pour finir, la rédaction d’un compte-rendu ou d’un procès-verbal est l’ultime étape du déroulement d’une assemblée générale. Ce document permet de valider toutes les décisions qui ont été prises et communique les informations aux membres de l’association non présents.

C’est le secrétaire de séance qui se charge de rédiger le compte-rendu, tandis que le président de séance est tenu de le signer.

Pour résumer, le déroulement d’une assemblée générale obéit à des règles très précises, même si quelques ajustements peuvent avoir lieu selon la taille des associations ou les informations mentionnées dans les statuts.