Très attendue, la gestion des adhésions est la grande nouveauté de ce début d’année 2022 sur SportEasy Club. Vous connaissiez peut-être cette fonctionnalité au niveau d’une équipe : nous l’avons largement améliorée pour que vous puissiez gérer les paiements de vos adhérents au niveau du club. Voyons ensemble toutes les possibilités qu’offre notre logiciel de gestion des adhérents pour votre association.
Comment utiliser les adhésions sur SportEasy
Cette fonctionnalité vous permet de récolter de l’argent en ligne via votre appli web SportEasy Club. Vous pouvez évidemment vous en servir pour le règlement des cotisations annuelles de vos adhérents, mais pas uniquement. Participation à un tournoi, à un stage sportif que vous organisez, ou encore achat d’équipements sportifs : SportEasy Club vous permet à présent de créer et suivre l’ensemble de ces paiements.
⚠️ Avant toute chose ⚠️
Pour mettre en ligne vos campagnes vous devrez d’abord faire authentifier votre structure auprès de Stripe. Stripe est la solution de référence pour les paiements sur internet, et c’est le partenaire bancaire que nous avons choisi pour assurer la légalité et votre bonne reception des paiements via cette fonctionnalité. À des fins de vérification, le premier paiement que vous devrez recevoir sur le compte du club mettra au minimum 7 jours à y parvenir.
Où retrouver cette fonctionnalité ?
Pour créer une nouvelle campagne, vous devez vous rendre dans l’onglet adhésions de la barre de navigation, puis cliquer sur le bouton central “Créer ma première adhésion”. Ce nouvel outil vous permet de gérer directement en ligne les collectes de votre club, plus besoin de formulaire papier ou de courir après les chèques de vos adhérents. Maintenant tout est centralisé sur votre espace club, et vous pouvez toujours y jeter un oeil pour voir comment elles avancent. Ainsi, après avoir créé votre campagne d’adhésion, vous pouvez inviter par email les personnes qui doivent y participer. Même après avoir lancé la campagne d’adhésion, vous pouvez toujours rajouter de nouveaux participants à votre collecte de fonds. En somme, vous avez toujours la main sur vos campagnes d’adhésions, et pouvez les modifier à votre guise.
La campagne est lancée !
Comment cela se passe-t-il pour vos adhérents ?
Vos licenciés reçoivent une première notification par mail, leur indiquant qu’ils ont été ajoutés à une campagne d’adhésion. En cliquant dans cet email, ils sont redirigés vers l’espace dédié à la campagne sur l’appli web de SportEasy. Ici, ils choisissent le tarif qui s’applique à eux, puis passent ensuite par notre partenaire Stripe pour finaliser le paiement.
Suivez l’avancement de la campagne au centime près !
Dès lors que vous avez créé votre campagne d’adhésion, vous pouvez suivre son avancement. C’est-à-dire savoir la somme que le club a récoltée, le nombre de membres invités ainsi que le statut de chacun des participants. Enfin, vous avez accès à un tableau de suivi des transactions qui ont eu lieu. Il vous permet d’avoir un premier suivi comptable sur vos adhésions. À la fin de la création de votre campagne dans l’onglet “Personnalisation”, il vous sera proposé de recevoir un mail vous informant des paiements qui ont eu lieu. Vous pouvez vous-même en régler la fréquence. De cette manière, vous êtes régulièrement averti dès qu’une transaction a lieu. Or c’est essentiel car il est nécessaire pour tout dirigeant de club d’être constamment informé de l’avancement de ses campagnes.
Un oubli ? Pas de soucis
Par ailleurs, si vous souhaitez modifier votre campagne en ajoutant des nouveaux tarifs, modifier la description de votre campagne ou encore modifier les dates de fin et de début, c’est tout à fait possible. Rendez-vous pour cela dans l’onglet “Edition”.
Relancez les participants
Si certains de vos licenciés mettent du temps à payer, vous pouvez les relancer de deux manières : automatiquement ou manuellement. Ainsi, c’est vous qui avez la main sur les personnes à relancer, et qui décidez à quelle fréquence faire cette relance. En outre, vous avez le choix entre une relance groupée pour toutes les personnes qui n’ont pas payé, ou au contraire relancer participant par participant. Les personnes concernées par la relance la recevront par e-mail. De cette façon, vous pouvez vous assurer du bon paiement des licenciés, et les pousser à participer le plus rapidement possible à chacune des campagnes d’adhésions qui les concernent, pour soulager votre trésorerie.
Passionné de sport amateur depuis tout jeune, j'ai à coeur de comprendre finement les problèmatiques auxquelles font face les responsables d'équipes et les dirigeants de club, pour leur proposer du contenu qui les aide efficacement au quotidien.
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