Modèle de bulletin d’adhésion à une association

L’adhésion à une association est une étape importante pour devenir membre et participer activement à ses activités. Pour formaliser cette adhésion, il est recommandé d’utiliser un bulletin d’adhésion, également connu sous le nom de bulletin d’inscription ou de fiche d’adhésion. C’est un document administratif clé. Dans cet article, nous allons vous présenter un modèle de bulletin d’adhésion à une association et vous fournir toutes les informations nécessaires pour le remplir correctement. Les adhésions peuvent être digitalisées grâce à un logiciel gestion des adhérents de votre association.

Structure du bulletin d’adhésion

Pour assurer la transparence vis-à-vis de vos membres, il est recommandé de structurer le bulletin d’adhésion en deux parties distinctes : une partie à conserver par l’association et une attestation à remettre à l’adhérent.

Bulletin d’adhésion à conserver par l’association

Cette première partie du bulletin d’adhésion doit être remplie et signée par l’adhérent. Elle sera conservée par l’association et servira notamment à mettre à jour la liste des adhérents.

Attestation à donner à l’adhérent

La deuxième partie du bulletin d’adhésion doit être signée par le président de l’association ou son représentant (tel que le secrétaire) et remise à l’adhérent. Cette attestation sert de preuve de paiement de la cotisation et peut également être transformée en carte de membre ou envoyée par courrier électronique pour confirmer la validation de l’adhésion.

Les mentions obligatoires du bulletin d’adhésion

Qu’il s’agisse d’un formulaire d’adhésion papier ou en ligne, certaines mentions obligatoires doivent figurer sur le bulletin d’adhésion. Voici les champs essentiels pour un bulletin d’adhésion d’une personne physique à une association :

Bulletin d’adhésion d’une personne physique à une association

1. Le nom de l’association
2. L’objet de l’association
3. Les coordonnées de l’association: Incluez l’adresse postale et électronique de l’association, ainsi que d’autres informations de contact si nécessaire.
4. Le montant de la cotisation annuelle: Indiquez le montant de la cotisation annuelle ou mentionnez que celle-ci est fixée par le conseil d’administration en assemblée générale.
5. Les modalités de paiement de la cotisation: Précisez les différentes options disponibles.
6. Le nom et prénom de l’adhérent
7. La date de naissance de l’adhérent
8. Son adresse
9. Ses informations de contact : Demandez son adresse électronique et son numéro de téléphone.
10. La date du jour de signature
11. La signature de l’adhérent: Il doit signer le bulletin d’adhésion pour attester qu’il a pris connaissance de l’objet de l’association, des statuts et éventuellement du règlement intérieur.
12. La mention RGPD: Incluez une mention informant l’adhérent de ses droits concernant les données personnelles conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Bulletin d’adhésion d’une personne morale à une association

1. Le nom de l’association
2. L’objet de l’association
3. Les coordonnées de l’association: Incluez l’adresse postale, le code postal, l’adresse électronique, et d’autres informations de contact pertinentes.
4. Le montant de la cotisation annuelle: Indiquez le montant de la cotisation annuelle ou mentionnez que celle-ci est fixée par le conseil d’administration.
5. Les modalités de paiement de la cotisation: Précisez les différentes options disponibles.
6. La raison sociale de l’adhérent
7. Le numéro SIREN de l’adhérent
8. Sa forme juridique
9. Ses informations de contact : Demandez son adresse électronique et son téléphone.
10. La date du jour de signature
11. La signature du représentant légal de l’adhérent: il doit signer le bulletin d’adhésion pour attester qu’il a pris connaissance de l’objet de l’association, des statuts et éventuellement du règlement.
12. La mention RGPD: Incluez une mention informant l’adhérent de ses droits concernant les données personnelles conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Optimisation des informations du bulletin d’adhésion

Vous avez la possibilité d’ajouter des champs facultatifs au bulletin d’adhésion pour recueillir des informations supplémentaires sur vos adhérents. Par exemple, dans le cas d’une association sportive, vous pourriez inclure les champs suivants :

• Nombre d’années / niveau de pratique du sport
• Taille de maillot / short / chaussures
• Titulaire d’une formation / d’un diplôme d’arbitrage
• Précisions sur l’identité des parents
• Entreprise dans laquelle le membre travaille

Vous pouvez également demander à l’adhérent de fournir des documents complémentaires. Par exemple, lors de l’adhésion d’un enfant mineur, vous pouvez demander une autorisation parentale.

Par ailleurs, il est essentiel de mentionner la conformité au règlement général sur la protection des données (RGPD) dans votre bulletin d’adhésion. Voici un exemple de mention que vous pouvez utiliser :

En vertu des dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), l’association s’engage à ne pas utiliser les données personnelles de l’adhérent à des fins commerciales. Ce dernier dispose d’un droit de regard et de rectification des données personnelles le concernant.

Si vous envisagez de commercialiser la liste de vos adhérents, vous devez obtenir leur consentement écrit explicite. En cas de non-respect de ces dispositions, votre association peut être passible d’une amende de 750 € par message publicitaire adressé aux adhérents, conformément à la loi LEN et aux recommandations de la CNIL.

Téléchargez votre modèle de bulletin d’adhésion gratuit

Pour faciliter la création de votre bulletin d’adhésion, nous mettons à votre disposition un modèle gratuit au format Word.

Créez votre bulletin d’adhésion en ligne

Si vous voulez simplifier le processus d’adhésion et de collecte de paiements, vous pouvez utiliser des plateformes en ligne telles que SportEasy pour créer votre formulaire d’adhésion et gérer les cotisations de vos adhérents.

SportEasy offre des fonctionnalités personnalisables, telles que :

• formulaires et tarifs par catégorie d’âge, ancienneté dans le club, …
• paiement en 3 fois sans frais (avec reçu automatique)
• suivi des paiements par chèques, espèces, pass sport
• demande de téléchargement de documents word, pdf, images (ex : certificat médical)

En utilisant SportEasy, la gestion de vos adhésions devient un plaisir et vous gagnez du temps pour vous consacrer pleinement à vos activités associatives.

Des milliers d’associations utilisent notre solution pour permettre à leurs membres d’adhérer et de télécharger leurs documents d’adhésion en ligne sur internet.

En conclusion, le bulletin d’adhésion est un document essentiel pour formaliser l’adhésion d’un membre à une association. En suivant notre modèle et en incluant les mentions obligatoires, vous assurerez une meilleure transparence et conformité juridique.