Cet article s’adresse à tous ceux qui souhaitent organiser des portes ouvertes pour leur club. C’est un événement important dans la gestion d’une association qui permet de donner de l’exposition à votre structure et de la faire connaître à l’échelle locale. C’est une question essentielle pour tous les clubs, puisqu’il sert à créer un contact entre vos actuels et potentiels adhérents, leurs parents. En effet c’est un des moyens les plus efficaces pour attirer de nouveaux joueurs dans votre club. Découvrez comment organiser au mieux vos portes ouvertes.
Se fixer des objectifs précis
Les portes ouvertes d’un club est un évènement qui s’organise sur le long-terme et qui demande des moyens (aussi bien humains que financiers), cela dans un but bien précis. Or ce but, c’est à vous de le définir : à quoi voulez-vous que servent vos portes ouvertes ? C’est une question qui doit vous guider tout au long de la gestion des portes ouvertes. Parmi ces objectifs, on peut notamment penser à attirer de nouveaux adhérents, renforcer le lien avec vos membres ou bien vous implanter comme un acteur sportif important à l’échelle locale. Par ailleurs, il est important que vous puissiez chiffrer certains des objectifs que vous vous fixez. Par exemple, vous comptez accueillir tant de gens lors des portes ouvertes, ou qu’elles débouchent sur l’inscription d’un nombre précis de nouveaux adhérents. Vos objectifs peuvent varier en fonction de la taille de votre club, son ancienneté, les moyens financiers que vous pouvez utiliser… Autant de paramètres qu’il faut prendre en compte pour définir au mieux l’utilité d’une journée portes ouvertes.
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Se donner le temps
Parfois s’y prendre trop à l’avance peut être un frein, il est compliqué d’avoir des objectifs concrets et des idées précises. Cependant, dans le cas des portes ouvertes, il est préférable de s’y prendre environ 2 mois à l’avance. SportEasy vous conseille de créer une équipe comprenant des organisateurs des portes ouvertes et de créer des évènements récurrents dans le calendrier d’équipe, afin de pouvoir avoir des séances régulières dédiées à la gestion de cet évènement.
Ces 2 mois vous permettent de vous consacrer pleinement à la gestion de votre club ainsi qu’à l’organisation des portes ouvertes, sans vous précipiter. En premier lieu, définissez vos objectifs (qui pourront se préciser au fur et à mesure que cette journée s’approche), choisissez le lieu où vous comptez les organiser (avec d’autres associations ou seulement votre club, dans le cadre d’un évènement municipal…) et prévenez votre assureur de la tenue de cet évènement. Concernant ce dernier point, cela permet que les personnes extérieures au club soit assurée dans le cadre de vos portes ouvertes.
Communiquer dessus
Plus d’un mois avant vos portes ouvertes, vous pouvez commencer à communiquer sur cet évènement. Vous pouvez en parler en interne, au sein du club afin de pousser vos adhérents, vos coachs et l’ensemble des membres de votre club à venir. Mais il faut évidemment que vous communiquiez dessus en externe afin de faire connaître le club auprès de nouvelles personnes. Vous pouvez d’ailleurs utiliser le forum de messagerie club pour tenir au courant vos adhérents.
Pour ce faire, vous pouvez passer via différents canaux : SportEasy vous recommande de regarder dans la presse locale (numérique ou papier) mais également de passer via vos réseaux sociaux (et de pousser vos adhérents à partager vos publications). Vous pouvez également voir avec votre mairie pour coller des affiches dans votre commune ou regarder si elle peut l’afficher sur le calendrier municipale de leur site comme ici par exemple. Vous pouvez aussi regarder le site de votre fédération pour savoir si elle propose un espace en ligne pour en parler. Vos communications doivent mentionner la date et le lieu des portes ouvertes. Puis entre 7 et 10 jours avant celles-ci vous pouvez exposer le programme de la journée, cela aura tendance à intéresser les gens. Enfin, n’hésitez à prendre de nombreuses photos et vidéos de ce moment, afin d’avoir du contenu à partager. Cela vous permet d’en faire un bilan sur vos réseaux sociaux ou sur votre application SportEasy auprès de vos adhérents.
Organiser des activités
Les portes ouvertes doivent être un moment amusant pour les personnes qui y assistent qu’elles fassent partie du club ou non. Ainsi vous devez élaborer un programme et des activités pour animer cette journée et essayer d’attirer le plus de monde possible. Sur leur site web, de nombreuses fédérations sportives proposent plusieurs activités sportives souvent très ludiques. Ce type d’animation permet d’établir un premier contact souvent simple avec la ou les disciplines que propose votre club. Vous pouvez par exemple faire le même type d’activité que celles pour vos interventions dans les écoles. Il faut prévoir entre trois et quatre activités lors des portes ouvertes, afin d’avoir une journée bien structurée et qui ne soit pas répétitive pour les visiteurs. Pour les clubs de foot, la FFF vous propose un document répertoriant différentes activités à organiser au cours de vos portes ouvertes. Pour organiser au mieux ces activités, il faut s’assurer en amont que vous ayez des terrains disponibles et tous les équipements nécessaires à votre disposition.
Passionné de sport amateur depuis tout jeune, j'ai à coeur de comprendre finement les problèmatiques auxquelles font face les responsables d'équipes et les dirigeants de club, pour leur proposer du contenu qui les aide efficacement au quotidien.
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