Bénévolat – SportEasy https://www.sporteasy.net L'app n°1 pour gérer une équipe ou un club de sport amateur Wed, 06 Mar 2024 09:50:13 +0000 fr-FR hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.2 https://www.sporteasy.net/app/uploads/2023/09/cropped-2023_Logo_SportEasy_Initials-1-1-32x32.png Bénévolat – SportEasy https://www.sporteasy.net 32 32 Le rôle du secrétaire dans un club de sport amateur https://www.sporteasy.net/fr/blog/gerer-mon-club/gerer/le-role-du-secretaire-dans-un-club-de-sport-amateur/ Thu, 04 Jan 2024 13:51:17 +0000 https://www.sporteasy.net/le-role-du-secretaire-dans-un-club-de-sport-amateur/

Le rôle du secrétaire dans un club de sport amateur

Le rôle du secrétaire dans un club de sport amateur est défini par les statuts de l’association. Parfois, des informations complémentaires concernant ses missions sont ajoutées dans le règlement intérieur de l’association sportive. Mais, même si les statuts et le règlement intérieur sont des documents propres à chaque association, il est possible de lister ses principaux rôles dans l’organisation d’une association.

En effet, le secrétaire a un rôle incontournable dans une association sportive. Membre à part entière du bureau directeur, accompagné ou non de suppléants, il occupe un poste administratif qui participe au bon fonctionnement d’un club de sport amateur. Nous vous proposons de découvrir les missions confiées au secrétaire d’une association sportive.

Rôle administratif du secrétaire : archives, registres et courrier

Pour commencer, le secrétaire est chargé de la bonne tenue des registres. C’est notamment le cas du registre des adhérents, aussi appelé fichier des adhérents. Ce registre liste des informations concernant les membres de l’association. En format papier ou en version digitale, il liste pour chaque membre :

  • le nom et le prénom ;
  • l’adresse postale ;
  • le numéro de téléphone ;
  • le rôle dans l’association ;
  • etc.

La tenue de ce fichier impose de se conformer au RGPD, notamment concernant la collecte et le stockage des données personnelles. Pour aller plus loin dans une gestion efficace de votre association, il est essentiel de comprendre comment gérer une association : le guide complet, qui complémente parfaitement les responsabilités du secrétaire.

Le trésorier se charge également du traitement du courrier, et de sa distribution au bon destinataire. De plus, il fait en sorte que chaque courrier reçu bénéficie d’une réponse adaptée, dont il peut lui-même se charger s’il dispose de toutes les informations nécessaires.

Enfin, le trésorier a pour mission de gérer les archives de l’association sportive. Il doit ainsi connaître les délais de conservation des différents documents. En effet, de très nombreux documents obligatoires doivent être conservés pendant des durées variables, comme :

  • des convocations de l’assemblée générale pendant 5 ans ;
  • le règlement intérieur et l’extrait du JOAFE avec l’annonce de déclaration pendant toute la durée d’existence de l’association ;
  • les comptes annuels pendant 10 ans ;
  • les doubles des reçus des dons remis aux donateurs pendant 6 ans ;
  • les bulletins de paie pendant 5 ans ;
  • les factures d’électricité ou de gaz pendant 2 ans ;
  • le contrat d’assurance pendant toute la durée du contrat et deux ans supplémentaires ;
  • les factures d’internet pendant 1 an ;
  • les procès-verbaux d’assemblée pendant 5 ans.

La bonne gestion d’un club nécessite une équipe dirigeante solide, dont le trésorier et le secrétaire jouent un rôle essentiel. Découvrez notre guide complet sur le bureau directeur d’association pour mieux comprendre l’interaction entre les différents rôles au sein du bureau.

Les réunions et le rôle du secrétaire

Une association sportive doit régulièrement réunir tout ou partie de ses adhérents. C’est notamment le cas lors de l’assemblée générale et du conseil d’administration. Le bureau et le comité directeur se réunissent également régulièrement.

Pour chacune de ces occasions, le rôle du secrétaire est multiple, car il doit :

  • planifier les réunions ;
  • préparer les invitations des membres concernés ;
  • envoyer les invitations ;
  • s’assurer que l’ordre du jour est respecté pendant la réunion ;
  • rédiger le compte-rendu de chaque réunion ;
  • diffuser ce compte-rendu.

Les autres missions du secrétaire d’une association sportive

Nous l’avons vu, il n’est pas possible de lister l’ensemble des missions du secrétaire d’une association sportive. Pour cela, il convient de se référer aux statuts ou au règlement intérieur du club de sport amateur. Voici d’autres rôles que le secrétaire est susceptible d’endosser au sein d’une association sportive.

Le secrétaire peut se charger de rédiger et de faire parvenir des invitations pour des occasions particulières. Par exemple, si le club de sport organise une soirée de fin d’année et désire inviter ses sponsors, ses bénévoles, ses adhérents et ses mécènes, le secrétaire peut se charger des invitations. De même, l’organisation d’un tournoi par le club sportif amateur peut être l’occasion de convier la presse ou des entreprises locales. Une fois de plus, c’est le secrétaire qui peut se charger d’adresser les invitations aux bonnes personnes.

Une association sportive est parfois amenée à modifier ses statuts, pour un changement de nom, de siège social ou encore d’objet. Chaque modification de statut doit faire l’objet d’une déclaration au greffe des associations, en ligne, sur place ou par courrier, par un dirigeant de l’association ou une personne mandatée. Le secrétaire fait partie des membres d’une association en mesure de réaliser cette déclaration.

Membre impliqué dans la bonne gestion de l’association sportive, le secrétaire peut être amené à rédiger des notes à l’attention des adhérents. Ces notes d’information peuvent servir de rappel par rapport à certains points du règlement intérieur. De cette manière, le secrétaire participe à faire appliquer le règlement intérieur ou les dispositions statutaires de l’association sportive.

Il faut également comprendre le rôle des autres responsables du club. Le choix d’un vice-président compétent est essentiel pour appuyer le président dans ses fonctions. Pour plus d’informations, lisez comment choisir un vice-président pour votre club. Aussi, retrouvez ici un condensé d’informations sur les rôles du trésorier dans un club de sport amateur.

Pour conclure, le rôle du secrétaire est un rôle central et capital pour la bonne tenue d’une association sportive. Il remplit des missions déterminantes et travaille en étroite collaboration avec le trésorier et le président.

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Comment recruter des bénévoles pour mon association sportive ? https://www.sporteasy.net/fr/blog/gerer-mon-club/gerer/comment-recruter-des-benevoles-pour-mon-association-sportive/ Fri, 09 Dec 2022 14:42:52 +0000 https://www.sporteasy.net/comment-recruter-des-benevoles-pour-mon-association-sportive/

Comment recruter des bénévoles pour mon association sportive ?

Dans une association sportive, les bénévoles sont indispensables, de la même façon qu’un logiciel de gestion adapté. C’est grâce à leur temps et à leur implication que le club de sport existe et qu’il peut offrir de formidables expériences de vie aux joueurs et à leurs supporters. Tâches administratives, encadrement des jeunes ou déplacement pour des tournois, les activités confiées à des bénévoles sont très nombreuses. Mais comment recruter des bénévoles ? Découvrez trois méthodes pour recruter facilement des bénévoles pour votre club de sport.

Attirer spontanément les bénévoles dans son association sportive

Attirer spontanément les bénévoles dans son association sportive peut sembler utopiste. Pourtant, il s’agit de la première méthode pour recruter des bénévoles dans un club de sport. En effet, les bénévoles qui se rallient spontanément à un club de sport amateur sont des personnes passionnées et passionnantes. Pour leur donner envie de franchir le pas, il faut travailler l’image de son club sportif.

Construire l’histoire du club de sport pour recruter des bénévoles

Les parents, les supporters ou des personnes complètement étrangères au club doivent avoir envie de le rejoindre pour participer à sa formidable aventure. Elles doivent avoir envie de l’aider à construire son histoire et sa légende. Travailler l’image d’un club de sport, c’est soigner sa communication en interne et sa communication sur les réseaux sociaux.

Optimiser la gestion des bénévoles de son club de sport

Bien gérer les bénévoles de son club sportif permet d’en attirer de nouveaux. Il s’agit de gérer son club comme une belle et grande famille. L’organisation de moments conviviaux tout au long de l’année permet de resserrer les liens entre les membres d’un club. Cela développe le sentiment d’appartenance et valorise le travail de chacun. L’intégration des nouveaux bénévoles est une étape qu’il ne faut pas négliger afin de leur donner envie de rester. De plus, la transparence des dirigeants est un facteur clé pour attirer de nouveaux bénévoles. Enfin, une organisation méticuleuse est signe d’une bonne gestion. Les bénévoles doivent avoir facilement accès à un planning ou à une messagerie partagée. Les tâches qui leur sont confiées doivent être équitables et valorisées.

Recruter des bénévoles parmi les membres de son club de sport

Les membres d’un club de sport amateur ne sont pas tous bénévoles, mais ils peuvent le devenir. Pour cela, les dirigeants du club sportif doivent faire preuve d’une grande flexibilité.

Être flexible sur les horaires pour recruter des bénévoles

Les membres d’un club de sport amateur sont des parents qui, la plupart du temps, exercent déjà un métier. Leurs disponibilités varient au fil de la semaine et de l’année, puisqu’ils peuvent aider à la gestion du club :

  • en fin de journée ;
  • le mardi matin ;
  • pour les déplacements des jours de match ;
  • quelques samedis par mois ;
  • les jours d’entraînement du mois de juin.

Tous font preuve de bonne volonté et tous veulent aider à la gestion de l’association sportive. Être flexible sur les horaires signifie donner la possibilité à chacun de s’impliquer comme il le peut. Ainsi, chaque nouveau bénévole comprend qu’il peut trouver sa place dans l’organisation mise en place. Bien sûr, ces horaires variables d’un bénévole à l’autre supposent une gestion optimisée de l’association sportive. Un logiciel de gestion de club sportif apparaît rapidement comme indispensable.

Être flexible sur les activités des bénévoles

Si tous les membres d’un club de sport n’ont pas la même activité professionnelle, ils n’ont pas non plus les mêmes compétences. Elles peuvent être :

  • comptables et financières ;
  • techniques ;
  • logistiques ;
  • administratives ;
  • organisationnelles.

Du fait de leur métier ou de leur passion, certains développent des connaissances très variées. Toutes peuvent aider et rendre service au dirigeant d’un club de sport amateur. Alors, pour recruter des bénévoles au sein de son association sportive, il est conseillé de proposer des activités sur mesure. Ainsi, les bénévoles s’épanouissent au sein de l’association et souhaitent y rester. De nouveaux bénévoles ont également envie de rejoindre l’aventure. Si toutefois le club de sport peine à recruter des bénévoles parmi ses membres pour certaines tâches, des formations complémentaires peuvent être proposées. De cette manière, les dirigeants des clubs de sport valorisent le travail de chacun et se dotent de toutes les compétences dont ils ont besoin.

Faire marcher son réseau pour attirer des bénévoles dans son club de sport

Le dernier conseil pour recruter facilement des bénévoles concerne le réseau. Dirigeants, membres, parents, joueurs ou encore supporters, tous peuvent mettre leur propre réseau au service du club pour recruter de nouveaux bénévoles. Pour cela, deux actions doivent être programmées en amont :

  • la définition des besoins ;
  • la rédaction d’une annonce.

Lorsque les besoins sont définis et qu’une annonce a été rédigée, chacun peut s’impliquer véritablement dans le recrutement de nouveaux bénévoles. Fier d’en être membre, chacun est en mesure de convaincre ses proches de rejoindre la formidable aventure du club de sport.

En résumé, pour recruter de nouveaux membres, il faut faire preuve de transparence, de sincérité et d’adaptabilité. Le milieu du bénévolat est un milieu de passion qui permet à des enfants, des adolescents ou à des adultes de pratiquer leur passion, leur sport préféré. À ce titre, le travail de chaque bénévole doit être valorisé à sa juste mesure.

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Comment bien choisir le président de votre club de sport amateur ? https://www.sporteasy.net/fr/blog/gerer-mon-club/gerer/choisir-president-club/ Tue, 02 Apr 2019 17:25:12 +0000 https://www.sporteasy.net/choisir-president-club/
Choisir président

Comment bien choisir le président de votre club de sport amateur ?

Le président d’une association sportive est élu par le conseil d’administration ou par l’assemblée générale. Il a la responsabilité d’assurer la bonne gestion de votre club en étant à la tête du bureau directeur. Il en est le premier représentant devant la loi, les adhérents et les partenaires du club. Son élection ne doit pas se faire à la légère.

Les forces d’un bon président

Les compétences

  • Leadership : il dirige une équipe de direction très souvent composée de bénévoles. Chacun a un rôle primordial pour le bon fonctionnement du club. Le président doit gérer cette équipe d’une main de maître, tout en fédérant autour de sa personne.
  • Polyvalence professionnelle : il doit posséder de solides bases en gestion administrative et sportive, en gestion de trésorerie, ou même en communication. Il se doit de développer des compétences sur un maximum de sujets. Pour épauler son équipe en cas de besoin, et prendre les bonnes décisions tout au long de la saison.

De façon générale, un bon président doit être capable de comprendre la gestion globale d’une association afin de mener son club vers le succès.

Les qualités personnelles

  • L’ambition : dans un monde associatif en constante évolution, un bon président se doit d’être ambitieux pour permettre à son club de survivre. Cette ambition peut se traduire de multiples façons : par des investissements en infrastructures, ou en cherchant à améliorer l’expérience de ses pratiquants par exemple.
  • La disponibilité : les responsabilités d’un président sont multiples et il se doit donc d’être disponible en permanence. Un président vite débordé ou difficilement joignable met forcément son club en difficulté.
  • La passion : rôle de président est tellement prenant qu’il faut obligatoirement le confier à un passionné. Votre (futur) président doit avoir des étoiles dans les yeux quand il parle de son sport et de son club.

Les faiblesses à éviter

Si un candidat, au poste de président de votre club, ne présente pas au moins 4 des 5 forces évoquées précédemment, il faut très certainement rejeter sa candidature.

De plus, certains aspects de la personnalité d’un président sont à éviter tout particulièrement :

  • L’inéligibilité : il existe des lois qui ne permettent pas à tout le monde d’être élu président (âge, casier judiciaire, situation professionnelle, etc.). Se renseigner sur l’éligibilité de son candidat avant de l’élire est donc primordial.
  • La timidité : un président ne peut pas être renfermé sur lui-même. L’image de l’association en souffrirait et sa légitimité serait remise en cause.
  • La partialité : les conflits d’intérêts ne sont malheureusement pas rares dans le sport amateur. Attention aux candidats qui veulent être président pour défendre leurs intérêts personnels, ou ceux de leurs proches.

Dès lors, choisir un président car il est membre du club, et qu’il se propose à ce poste, ne doit pas se faire sans une analyse précise de tous ces facteurs. Il est important de ne pas faire passer l’affectif avant les compétences de la personne.

Dénicher le président qu’il vous faut

Favoriser les candidats ayant une expérience en management

Nous l’avons vu, un président, c’est avant tout un bon manager. Lors de votre pré-sélection de candidats, cherchez tout particulièrement des personnes ayant une forte expérience managériale en entreprise, ou dans l’associatif. Pour une vision complète du fonctionnement d’un club, n’hésitez pas à consulter notre guide complet sur le bureau directeur d’association, essentiel pour tout président.

Démarcher des présidents d’association en poste

Dès lors que votre club jouit d’une bonne réputation dans votre région, il ne faut pas hésiter à en jouer. Certains présidents en poste dans d’autres associations présentent forcément les compétences requises pour gérer votre club.

Attention, il y a un vrai risque de créer des tensions avec d’autres clubs en suivant cette démarche. Nous vous conseillons d’être le plus transparent possible sur le sujet dès le début. Au moment de contacter un candidat potentiel, faites connaître vos intentions aux autres membres du bureau directeur de son club.

Ne lui faites surtout pas une offre en secret. Cela finira forcément par se savoir, et ça nuira à votre réputation.

Plus vous serez honnêtes et transparents, plus vous réussirez à désamorcer tous les conflits qui peuvent accompagner ce genre de démarche. Aussi, les rôles du trésorier dans un club de sport amateur est essentiel pour tout président souhaitant une gestion financière irréprochable

Faites passer un casting devant tous les adhérents

Oui, un casting. Il est trop fréquent de voir des présidents d’ores et déjà élus avant même la tenue d’une assemblée générale. Ces personnes imposent leur candidature, en profitant d’un moment de flottement dans la gouvernance du club.

Même si dans bien des cas ils finissent par faire des présidents corrects, vous devriez systématiquement offrir la possibilité à d’autres candidats de se faire connaître publiquement.

Communiquez en amont à tous vos adhérents qu’un casting se tiendra lors d’une réunion extraordinaire. Faites en sorte que toute personne motivée puisse venir présenter sa candidature librement. Et message à tout président élu, ne sous-estimez pas l’importance d’une assemblée générale efficace pour la prise de décision et l’engagement des membres.

Vous n’êtes pas à l’abri de découvrir des pépites insoupçonnées. Et dans tous les cas, ce sera l’occasion d’un moment de partage enrichissant avec les adhérents présents.

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L’embauche des jeunes au sein d’un club de sport https://www.sporteasy.net/fr/blog/gerer-mon-club/gerer/embauche-de-mineurs-benevoles/ Thu, 07 Mar 2019 15:08:20 +0000 https://www.sporteasy.net/embauche-de-mineurs-benevoles/

L’embauche des jeunes au sein d’un club de sport

Tous les clubs amateurs sont à la recherche de bénévoles. Les jeunes adhérents du club sont dynamiques, curieux, sociables et passionnés de sport. Ce sont souvent les bénévoles idéaux aux yeux des dirigeants. Néanmoins, pour que l’embauche de mineurs bénévoles se fasse dans les règles, il faut se poser les bonnes questions dans la gestion d’un club sportif. Notamment concernant les rôles qu’ils peuvent jouer au sein du club.

Rappelons qu’un club amateur a, dans une grande majorité des cas, la forme juridique d’association loi 1901. Il est alors soumis à cette législation spécifique.

La possible embauche de mineurs au sein d’un club

D’après la loi d’association de 1901, un club peut embaucher et faire travailler un mineur, bénévolement ou non, quel que soit son âge. Celui-ci a alors une voix au conseil d’administration (libre au club de juger la pertinence de celle-ci). Il possède de nombreux droits communs aux adultes dans ses actes et missions. Libre d’exercer presque les mêmes actions que ses aînés, le mineur ne pourra néanmoins pas accomplir les actes de disposition. Ces actes consistent en la signature d’un bail de plus de neuf ans, la vente d’un immeuble ou encore signer la validation d’un emprunt.

Les rôles des jeunes au sein d’un club

Le mineur peut occuper n’importe quel rôle au sein du club. De simple coach, il peut en devenir le trésorier, voire même en être le président. Dès lors que ce dernier entre au conseil d’administration du club, il doit cependant en référer à ses représentants légaux. En effet, si le jeune a moins de 16 ans, il est nécessaire d’avoir une autorisation écrite de ces derniers. S’il a entre 16 et 18 ans, ils en sont informés et peuvent également s’y opposer.

Autour d’un encadrement assez strict et en accord avec les représentants légaux, le mineur peut s’épanouir au sein de son club. Dès lors que les lois associatives sont respectées, les dirigeants se réjouissent bien souvent de l’embauche de ces jeunes, dynamiques et motivés. Depuis janvier 2017, un jeune peut d’ailleurs créer son club, sous certaines conditions, avec la modification de la loi d’association.

Le bénévolat sportif, tel que nous le connaissons, ne pourrait pas fonctionner sans ces bénévoles mineurs.

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Comment former les bénévoles de son club ? https://www.sporteasy.net/fr/blog/gerer-mon-club/gerer/formation-benevoles-club-sport/ Thu, 07 Mar 2019 15:07:47 +0000 https://www.sporteasy.net/formation-benevoles-club-sport/

Comment former les bénévoles de son club ?

Les bénévoles sont au cœur du fonctionnement des clubs sportifs. Les dirigeants les adorent car ils apportent des compétences essentielles à prix réduit. Mais les bénévoles aussi y trouvent leur compte. En plus d’aider le club, leur action bénévole est valorisée professionnellement et socialement. Former et bien gérer ses membres bénévoles est clé.

Pourquoi former ses bénévoles ?

Un bénévole peut occuper de multiples rôles au sein d’un club (coach, trésorier, responsable de la buvette, etc.). Son travail est varié et son importance considérable. Dès lors, il est important de le former à ses différentes tâches.

Voici les principales raisons pour lesquelles il est bénéfique pour un club de former un bénévole :

  • Meilleure autonomie de travail : le bénévole ira moins vers les autres pour savoir ce qu’il a à faire. Une optimisation de son temps de travail sera aussi constatée.
  • Engagement décuplé : il aura conscience de son importance, il se sentira valorisé. Et il prendra alors encore plus à cœur sa tâche et fera tout pour la mener à bien.
  • Professionnalisation du travail effectué : la formation va le rendre plus légitime, plus professionnel, dans l’exécution de la tâche qui lui a été donnée par le club.
  • Plus de volontaires : le fait de proposer des formations incite de nouveaux candidats bénévoles à se manifester. Car vous réduisez ainsi certaines de leurs barrières psychologiques à devenir bénévole.

Enfin, des subventions sont accordées afin de favoriser ces formations. Le coût pour l’association en est donc réduit.

Qui finance les formations ?

Les formations sont, à la base, à la charge du club. Néanmoins, il peut déposer une demande auprès du CNDS en France (Centre National du Développement du Sport). Sous réserve d’un projet cohérent et compatible aux moyens du CNDS, le club a de fortes chances de voir sa demande acceptée. Cette filiale du Ministère des Sports œuvre dans le sens d’une « professionnalisation du mouvement sportif ». Cela englobe l’apprentissage, l’emploi sportif et surtout la formation, de bénévoles notamment.

Si un club amateur peut avoir recours à cet établissement public pour se voir financer la formation de ses bénévoles, il devra au préalable se tourner vers les référents territoriaux du CNDS, d’un point de vue départemental et régional. Ceux-ci vérifieront l’éligibilité de la demande et du projet afin de le transmettre au CNDS.

En 2017, les subventions globales du CNDS, aux associations sportives, s’élevaient à 136,5 millions d’euros. Cet organisme est alors très important dans le financement de la vie associative. Il représente un excellent recours pour les clubs amateurs, dans une logique de formation et de professionnalisation.

Il est important de souligner que le CNDS ne se résume qu’aux associations sportives. En effet, en France, la plupart des associations se voient subventionner leurs formations par un autre organisme (le FDVA). Ce Fonds pour le Développement de la Vie Associative ne comprend pas le financement d’associations sportives types « clubs », contrairement au CNDS.

Comment s’organisent ces formations ?

Dirigeants et bénévoles se voient proposer des formations pour perfectionner les relations entre les deux parties. Les dirigeants peuvent assister à des formations afin de voir comment intégrer un bénévole ou encore quant à l’animation du club. Cela permet ainsi d’apprendre à former le bénévole « sur le terrain ». Pour autant, la formation du bénévole lui-même reste la plus importante.

À travers des organisations comme France Bénévolat, les dirigeants apprennent à former eux-mêmes leurs bénévoles. Ils apprennent comment choisir le bon bénévole, délimiter la zone de travail de chacun, et le plus important, établir une mission.

En effet, peu de formations institutionnelles, sont proposées à destination unique des bénévoles, du moins dans le domaine du sport associatif. Les formations auxquelles ils peuvent assister sont d’avantage à destination de professionnels du métier (coachs, éducateurs, secrétaires…). Cela n’est, pour autant, pas une mauvaise chose pour des novices du métier qui développeront de bonnes connaissances à travers ces temps d’apprentissage.

Mais il est possible de trouver des formations, plus généralistes, de bénévoles. Elles ne seront pas ciblées sur le domaine du sport, mais pourront être une bonne approche pour des individus novices de ce type d’action. Certaines collectivités territoriales font avancer les choses en termes de formations. C’est le cas de la région Alsace qui organise des événements à destination des dirigeants et bénévoles pour optimiser leurs actions respectives.

Enfin, les formations dispensées en interne par le club représentent une excellente base d’apprentissage pour les bénévoles. Ces formations se basent sur les connaissances des bénévoles historiques du club. Et ont le mérite d’être au plus proche de la réalité du terrain.

Vous l’aurez compris, vos bénévoles sont précieux. Et peu de clubs se targuent d’en avoir suffisamment. Il faut donc les bichonner !

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