Guide complet pour réussir votre newsletter d’association

26 mars 2024

14min

Dans le monde numérique d’aujourd’hui, les newsletters par email demeurent un outil de communication essentiel pour les associations. Elles permettent de tisser un lien direct et personnalisé avec les membres, donateurs et sympathisants. Cet article offre un guide complet pour concevoir, envoyer, et optimiser votre newsletter d’association, garantissant ainsi un taux d’ouverture élevé et un engagement accru.

Les fondamentaux de la newsletter pour associations

Pourquoi l’email est clé dans votre stratégie de communication

L’emailing est une stratégie de communication incontournable pour toute association. Il offre un canal direct et personnalisé pour atteindre vos membres et soutiens, permettant une communication régulière et efficace.

La capacité à segmenter vos contacts en fonction de leurs intérêts ou de leur engagement rend l’emailing particulièrement puissant pour cibler le bon message vers la bonne audience.

Connaître votre audience : pratiquants, donateurs, lecteurs et contacts

La première étape pour une newsletter réussie est de connaître votre audience. Cela signifie comprendre les intérêts, les besoins et les préférences de vos donateurs, membres, et autres destinataires. Une segmentation efficace de votre base de données permet de personnaliser vos envois, augmentant ainsi le taux d’engagement de vos lecteurs.

Plus vous avez d’informations sur vos contacts, mieux vous pourrez les segmenter.

Par exemple, dans une association sportive, il est intéressant de distinguer les entraîneurs, des pratiquants, des parents ou encore des bénévoles.

Pour cela, il faut penser à catégoriser vos contacts dans le CRM de votre association. Un simple champ “Type de contact” dans cette base de données peut faire l’affaire.

Mais vous pouvez aussi faire une segmentation, et donc des listes de destinataires, par thématique. Par exemple : information à destination des partenaires du club, donateurs historiques pour campagne de fin d’année, invités ponctuels à des stages, supporters pour les matchs.

Construire votre liste d’emails

Collecter les emails et les données pertinentes

Respecter la législation sur les données personnelles

Il est crucial de respecter la législation sur les données personnelles. Cela implique non seulement de sécuriser les données de vos contacts mais aussi de leur permettre de facilement se désinscrire (opt-out) de votre liste d’envoi.

Création de contenu impactant pour votre newsletter

Définir l’objectif de chaque newsletter

Chaque newsletter envoyée doit avoir un objectif clair et défini. Que ce soit informer sur les dernières actualités de l’association, mobiliser autour d’une cause, ou solliciter des dons, l’objectif doit guider la création de votre contenu, assurant que chaque message ait un but précis que le lecteur comprendra immédiatement.

Idées de contenus

Pour capter l’attention, facilité la lecture et encourager l’engagement, intégrer des contenus de qualité est essentiel.

• Résultats et résumés de compétitions

Les membres apprécient les mises à jour sur les résultats des compétitions, les résumés des matchs, et les analyses de performances. Inclure des photos ou des vidéos pour revivre les moments forts peut augmenter l’engagement.

• Annonces de prochains événements

Informez vos abonnés des événements à venir, tels que les matchs, les tournois, les séances d’entraînement spéciales, et les événements sociaux. Offrir la possibilité de s’inscrire ou de réserver des billets directement depuis la newsletter peut stimuler l’action.

• Conseils d’entraînement et de nutrition

Partager des conseils d’experts sur l’entraînement, la nutrition, la récupération, et la prévention des blessures peut fournir une valeur ajoutée significative à vos membres, les encourageant à rester actifs et en bonne santé.

• Focus sur les athlètes ou membres

Mettre en lumière les réussites et les parcours inspirants d’athlètes ou de membres de l’association peut renforcer le sentiment de communauté. Cela inclut des interviews, des profils, et des histoires de réussite personnelle.

• Tutoriels et ateliers vidéo

Inclure des liens vers des tutoriels vidéo, que ce soit pour améliorer certaines compétences sportives, des techniques d’entraînement, la maîtrise d’outils, ou des ateliers de bien-être, peut augmenter l’engagement en offrant un contenu interactif et utile.

• Offres exclusives et partenariats

Proposer des offres exclusives, des réductions chez des partenaires, ou des avantages spéciaux pour les membres crée une incitation à rester abonné à la newsletter.

• Concours et sondages

Organiser des concours avec des prix attrayants ou mener des sondages pour recueillir l’avis des membres sur divers sujets peut augmenter l’interaction et fournir des données précieuses à l’association.

• Conseils pour les supporters

Fournir des conseils sur comment soutenir les équipes lors des compétitions, y compris des guides pour les jours de match, peut engager davantage les supporters et les encourager à participer activement.

• Récapitulatifs et galeries photos

Inclure des récapitulatifs de saisons ou d’événements spéciaux, accompagnés de galeries photos, permet de revivre les moments forts et de partager les succès de l’association.

Rédiger un objet d’email captivant

L’objet de votre mail est souvent ce qui détermine si votre newsletter sera ouverte ou non. Un message clair, captivant, et personnalisé peut considérablement augmenter votre taux d’ouverture. Il doit susciter l’intérêt tout en étant fidèle au contenu de votre message.

N’hésitez pas à intégrer automatiquement le prénom du destinataire. Cela augmentera significativement le taux d’ouverture de l’email.

Optimisation de l’envoi et analyse des performances

Choisir le bon moment pour l’envoi

Analyser les résultats pour améliorer vos newsletters

L’analyse des performances est essentielle. Des indicateurs clés comme le taux d’ouverture, le taux de clic, et le taux de conversion vous permettent d’évaluer l’efficacité de vos emails et d’ajuster votre stratégie en conséquence. Une évaluation régulière et une adaptation de vos envois sont cruciales pour améliorer continuellement l’impact de vos newsletters.

Exemples de newsletters pour une association sportive

Newsletter de début de saison

Objet : Coup d’envoi de la saison ! Préparez-vous à briller

Bonjour à toutes et tous,

La nouvelle saison approche à grands pas et nous sommes ravis de vous retrouver pour une année pleine de défis et de victoires ! Voici ce qui vous attend :

Calendrier des entraînements : retrouvez les dates et heures de nos rendez-vous hebdomadaires.

Événements à venir : marquez votre calendrier pour ne pas manquer nos événements phares.

Nouveautés : découvrez les nouvelles activités et les améliorations apportées à notre infrastructure.

Nous sommes impatients de démarrer cette saison avec vous. Ensemble, visons plus haut !

Newsletter de fêtes de fin d’année

Célébrons une année exceptionnelle ensemble !

Chers adhérents,

Alors que les fêtes de fin d’année approchent, c’est le moment idéal pour repenser aux moments forts de l’année écoulée. Nous avons beaucoup accompli ensemble et nous tenons à vous remercier pour votre engagement et votre passion.

Nous vous souhaitons de merveilleuses fêtes, entourés de vos proches. Profitez de ces moments pour vous reposer et recharger vos batteries. Nous avons hâte de vous retrouver en pleine forme pour la suite de nos aventures sportives !

Newsletter de stage en période de vacances scolaires

Objet : Stage sportif d’exception – Inscrivez-vous maintenant !

Bonjour à tous,

Les vacances scolaires sont le moment parfait pour se perfectionner et vivre sa passion à fond. C’est pourquoi nous organisons un stage sportif exclusif :

• Dates : du [date de début] au [date de fin].
• Activités : perfectionnement technique, ateliers thématiques, compétitions amicales, et bien plus.
• Inscription : places limitées pour garantir un encadrement de qualité.

Ne manquez pas cette opportunité de progresser et de créer des souvenirs inoubliables !

Newsletter de présentation de l’association

Découvrez [Nom de l’Association] – Votre famille sportive

Bienvenue à tous les nouveaux membres,

Nous sommes ravis de vous accueillir au sein de [Nom de l’Association], votre nouvelle famille sportive. Voici ce que vous devez savoir sur nous :

• Notre mission : promouvoir le sport et ses valeurs au sein de notre communauté.
• Nos activités : un large éventail de disciplines sportives pour tous les âges et tous les niveaux.
• Rejoignez-nous : découvrez comment vous pouvez participer à nos entraînements, compétitions et événements sociaux.

Newsletter d’appel aux dons

Objet : Soutenez [Nom de l’Association] – Chaque contribution compte

Chers membres et sympathisants,

Pour continuer à offrir un environnement sportif de qualité et accessible à tous, nous faisons appel à votre générosité. Votre soutien nous aidera à financer de nouveaux équipements, à améliorer nos installations et à développer nos programmes pour jeunes sportifs.

• Comment donner ? : Découvrez les différentes façons de contribuer à notre cause.
• Votre impact : Chaque don, petit ou grand, fait une réelle différence.

Rejoignez-nous dans cette mission et aidons ensemble notre communauté sportive à s’épanouir.

Newsletter de résultats sportifs

Une semaine de victoires – Découvrez nos derniers succès !

Bonjour à tous nos membres et supporters,

Quelle semaine incroyable pour [Nom de l’Association] ! Nos équipes et athlètes ont donné le meilleur d’eux-mêmes et ont apporté à notre communauté des raisons de célébrer. Voici les faits marquants :

[Sport/Équipe] a remporté une victoire impressionnante contre [Adversaire], avec un score final de [Score]. Les moments clés ont inclus [Description de moments ou performances significatives]. Cette victoire nous place [Position dans le championnat/ligue] et ouvre la porte à [Conséquences de la victoire].

[Athlète Individuel] a brillé lors de [Événement/Compétition], se hissant sur le podium pour recevoir [Médaille/Récompense]. Sa performance a été remarquable, montrant [Qualités/Techniques spécifiques].

Nous tenons également à féliciter [Autres équipes/athlètes] qui ont participé à [Événements], démontrant force, détermination et esprit d’équipe.

Un grand merci à nos entraîneurs, membres du personnel, bénévoles et, surtout, à vous, nos supporters, pour votre soutien continu. Vos encouragements sont notre plus grande motivation !

Restez à l’écoute pour plus d’actualités et d’événements à venir. Ensemble, continuons à construire une saison mémorable !

Cordialement,

[Votre Nom] [Position], [Nom de l’Association]

Newsletter pour célébrer un titre

Objet : Nous sommes champions ! Célébrons ensemble notre titre

Chère famille [Nom de l’Association],

C’est avec une immense fierté et une joie débordante que nous partageons avec vous une nouvelle extraordinaire : [Nom de l’Équipe/Sportif] a officiellement remporté le titre de [Nom du Titre/Championnat] ! Cette réussite est le fruit de mois de préparation acharnée, de détermination sans faille, et d’un esprit d’équipe indéfectible.

Un parcours remarquable : Notre chemin vers la victoire a été jalonné de défis, de compétitions acharnées et de moments inoubliables. Revivez certains de ces moments clés avec nous [lien vers un résumé vidéo ou un album photo, si disponible].

Remerciements : Cette victoire appartient à tous ! Un merci spécial à nos athlètes incroyables, à nos entraîneurs dévoués, à notre personnel et bénévoles infatigables, et bien sûr, à vous, nos supporters, qui avez été avec nous à chaque étape. Votre passion et votre soutien ont été le vent sous nos ailes.

Célébrons ensemble : Nous organisons une célébration pour honorer nos champions et partager ce moment de joie. [Détails de l’événement – lieu, date, heure]. Nous serions honorés de vous y voir et de célébrer ensemble cette victoire historique.

Vers l’avenir : Forts de ce succès, nous sommes plus motivés que jamais à poursuivre notre quête d’excellence. Votre soutien continu sera essentiel dans cette aventure.

Rejoignez-nous dans cette célébration de l’excellence, de la persévérance et de la réussite collective. Ensemble, nous sommes invincibles !

Avec gratitude et enthousiasme,

[Votre Nom] [Position], [Nom de l’Association]

Newsletter de fin de saison

Clôture de saison – Célébrons nos réussites

Chers adhérents,

Alors que notre saison sportive touche à sa fin, nous tenons à vous féliciter pour tous les progrès réalisés et les succès remportés. Voici un récapitulatif de nos moments forts et de ce qui vous attend :

• Réussites de la saison : moments et performances marquants.
• Remerciements : un grand merci à tous nos membres, entraîneurs et bénévoles.
• Prochaine saison : aperçu des projets et objectifs futurs.
  
  La fin de saison est également un moment propice pour réfléchir à nos objectifs personnels et collectifs.
  
  C’est grâce à votre engagement et votre passion que notre association continue de grandir et de prospérer.
  
  Moments de Célébration : Ne manquez pas notre soirée de clôture de saison ! Ce sera l’occasion de se retrouver, de partager nos souvenirs et de célébrer ensemble. Tous les détails seront bientôt communiqués.
  Planification de la Prochaine Saison : Nous sommes déjà en train de préparer la prochaine saison avec encore plus d’activités, de défis et de surprises. Vos idées et suggestions sont les bienvenues pour continuer à améliorer notre association.
  Un Grand Merci : Un immense merci à chacun d’entre vous pour votre contribution à cette saison mémorable. Que ce soit sur le terrain, dans l’organisation d’événements ou dans le soutien de nos actions, chaque effort compte et contribue à notre réussite commune.
  Restons Connectés : Même pendant l’intersaison, restons en contact ! Suivez-nous sur nos réseaux sociaux et notre site web pour rester informé des dernières nouvelles et des opportunités de se retrouver lors d’événements hors saison.
  
  Votre passion, votre détermination et votre esprit d’équipe sont ce qui fait de notre association un lieu spécial. Prenez soin de vous et rechargez vos batteries ; une nouvelle saison pleine de promesses nous attend !
  
  Merci encore pour tout. À très bientôt pour de nouvelles aventures sportives !

Quel logiciel de newsletter utiliser pour mon association ?

La communication d’une association : guide complet

15 mars 2024

12min

La communication est au cœur de la gestion de toute association ou club sportif, qu’elle soit destinée à ses membres en interne ou à un public externe. Dans cet article, nous allons examiner de près comment les associations peuvent élaborer et mettre en œuvre une stratégie de communication efficace pour atteindre leurs objectifs et maximiser leur impact.

La communication associative interne vs. externe

La communication interne et externe sont deux aspects complémentaires mais distincts de la stratégie d’une association. Tandis que l’approche interne renforce la cohésion et l’engagement des membres, l’approche externe promeut l’association auprès de la population et des partenaires potentiels. En équilibrant efficacement ces deux dimensions, une association peut renforcer sa réputation, élargir son réseau et maximiser son impact dans la société.

Communication interne : renforcer les liens au sein de l’association

Communication externe : promouvoir l’association publiquement

La communication du projet associatif

La communication du projet associatif est un élément crucial pour le succès de toute association. Elle implique la transmission efficace des missions, des valeurs et des objectifs du club à ses membres internes ainsi qu’à ses publics externes.

En interne : mobiliser les adhérents autour du projet associatif

En externe : sensibiliser et mobiliser le public

Définir la stratégie de communication de mon association

Dans un paysage de communication en constante évolution, il est impératif pour les associations de définir une stratégie de communication solide pour atteindre leurs objectifs et maximiser leur impact.

1. Analyse de la situation actuelle

Avant de planifier votre stratégie de communication, il est crucial de comprendre la situation actuelle de votre club. Cela comprend l’évaluation de vos activités de communication passées, l’identification des forces et des faiblesses de votre organisation en matière de communication, ainsi que l’analyse de votre environnement concurrentiel et des tendances du secteur.

2. Définition d’objectifs SMART

Les objectifs de communication doivent être alignés sur ceux de votre association. Que vous cherchiez à accroître la sensibilisation à votre cause, à mobiliser de nouveaux adhérents ou à collecter des fonds, ceux-ci doivent être : spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps (SMART). C’est une méthodologie marketing qui a fait ses preuves.

S – Spécifiques

Ils doivent être définis de manière précise et détaillée, en évitant les termes vagues ou généraux. Un objectif spécifique répond aux questions suivantes : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Pourquoi ?

M – Mesurables

Ils doivent pouvoir être évalués de manière quantitative ou qualitative. Ils doivent inclure des indicateurs de mesure tangibles qui permettent de déterminer si l’objectif a été atteint ou non. La mesure peut être exprimée en termes de chiffres, de pourcentages, de délais, etc.

A – Atteignables

Ils doivent être atteignables et réalistes. Cela signifie qu’ils doivent être réalisables compte tenu des ressources disponibles, des contraintes et des compétences de l’organisation. Ils doivent représenter un défi mais rester réalisables avec un effort raisonnable.

R – Pertinents

Ils doivent contribuer à la réalisation de la mission et de la vision de l’organisation, ainsi qu’à ses valeurs fondamentales. Ils doivent être alignés sur les priorités stratégiques de l’organisation et répondre aux besoins et aux attentes de ses parties prenantes.

T – Limités dans le temps

Ils doivent être limités dans le temps, ce qui signifie qu’ils doivent avoir une date d’échéance clairement définie. Cela aide à maintenir la concentration et à établir un sens d’urgence pour atteindre l’objectif. Les délais fixés doivent être réalistes et réalisables dans le cadre des ressources disponibles.

3. Identification des publics cibles

Identifiez clairement les différents publics que vous souhaitez toucher avec votre communication. Cela peut inclure vos membres actuels, les donateurs potentiels, les bénévoles, les partenaires, les médias et le grand public. Chaque personne cible peut nécessiter une approche de communication différente.

4. Développement des messages clés

Déterminez les messages clés que vous souhaitez transmettre à chaque cible. Chaque message doit être clair, concis et cohérent, et mettre en avant les valeurs, les actions et les impacts de votre association.

5. Sélection des canaux de communication

Choisissez les canaux de communication les plus appropriés pour atteindre efficacement vos cibles. Cela peut inclure les médias sociaux, votre site internet, des newsletters électroniques, les campagnes de sensibilisation, etc.

6. Élaboration d’un plan d’action

Composition d’une équipe de communication associative

La composition d’une équipe de communication pour une association peut varier en fonction de sa taille, de ses enjeux spécifiques et de ses ressources disponibles.

Responsable de la communication

Un responsable de la communication est souvent le chef d’équipe chargé de superviser toutes les activités de communication de l’association. Cette personne s’occupe de la planification stratégique, de la coordination des efforts et de la gestion de l’équipe.

Spécialiste en médias sociaux

Ce spécialiste est chargé de gérer les comptes de l’association sur les réseaux sociaux. Cette personne est s’occupe de la création de contenu, de l’engagement avec la communauté, de la gestion des campagnes publicitaires et de l’analyse des performances sur les plateformes.

Rédacteur/responsable du contenu

Un rédacteur ou responsable du contenu est chargé de la création de contenu écrit pour l’association, y compris les articles de blog, les newsletters, les communiqués de presse et le contenu des réseaux sociaux. Il doit avoir de bonnes compétences en écriture et être capable de produire un contenu engageant et pertinent.

Graphiste/designer

Un graphiste ou designer gère la production de visuels attractifs, tels que des images, des infographies, des supports vidéos et graphiques. Cette personne doit avoir des compétences en design graphique et être capable de produire du contenu visuel cohérent avec la marque de l’association.

Chargé des relations presse

Un chargé des relations presse gère les contacts avec les médias et coordonne la couverture médiatique de l’association. Il rédige des communiqués de presse, organise des événements médiatiques et cultive des liens avec les journalistes et les influenceurs du secteur.

Analyste des données

Un analyste des données est chargé de suivre et d’analyser les performances des efforts de communication de l’association. Cette personne utilise des outils d’analyse pour mesurer l’impact des campagnes, identifier les tendances et recommander des ajustements stratégiques en fonction des données.

Conseiller en relations publiques

Un conseiller en relations publiques peut apporter une expertise supplémentaire, notamment en situation de gestion de crise. Il conseille l’équipe sur les meilleures pratiques, les tendances du secteur et les opportunités liées aux nouvelles tendances.

Les outils de communication

Les outils de communication les plus couramment utilisés par les associations sont :

1. App de messagerie dédiée au club

Une app de messagerie dédiée à l’association est la meilleure solution pour centraliser et maîtriser tous les échanges entre dirigeants, bénévoles, adhérents et parents.

2. Site internet

Un site internet est un outil d’engagement essentiel. Il sert de vitrine pour présenter le club, ses missions, ses programmes, ses infrastructures,…

3. Réseaux Sociaux

Les réseaux tels que Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn, et d’autres, sont des plateformes importantes pour diffuser des informations, interagir, partager du contenu pertinent et mobiliser sa communauté.

4. Newsletter

Une newsletter électronique est un moyen efficace de rester en contact avec les membres, les bénévoles, les partenaires et les sympathisants de l’association. Elle peut être utilisée pour partager des actualités, des réussites, des mises à jour d’événements et des appels à l’action.

5. Blog

Un blog permet de partager du contenu informatif, éducatif et inspirant. Cela peut inclure des articles, des témoignages, des histoires de réussite, des conseils pratiques et des analyses approfondies.

6. Communiqués de Presse

Les communiqués de presse sont utilisés pour annoncer des nouvelles importantes, des événements à venir, des initiatives de sensibilisation et d’autres informations pertinentes pour les médias et la population cible.

7. Médias visuels

Les médias visuels tels que les flyers, posters, photos, les vidéos, les infographies et les graphiques sont des outils puissants pour capturer l’attention, raconter des histoires et transmettre des informations de manière efficace et engageante.

8. Événements physiques

Les conférences, les ateliers, les collectes de fonds, les journées portes ouvertes, des journées de formation et les manifestations, sont des occasions importantes pour communiquer en face à face, renforcer les relations et promouvoir ses activités.

9. Campagnes de sensibilisation

Les campagnes de sensibilisation, qu’elles soient en ligne ou hors ligne, sont des outils stratégiques pour informer et mobiliser autour de causes importantes que vous soutenez.

Gérer les réseaux sociaux de mon association

Les réseaux sociaux offrent un moyen puissant pour les associations de communiquer avec leur communauté, d’engager les participants et de promouvoir leurs actions. Cependant, une gestion efficace nécessite une approche claire, du contenu pertinent et une interaction proactive.

Définir une stratégie de médias sociaux

Avant de plonger dans la gestion quotidienne, il est essentiel de définir une stratégie claire pour votre présence digitale. Cela comprend l’identification de vos objectifs, de votre communauté cible, de vos messages clés et des plateformes les plus appropriées.

Créer du contenu engageant

Le contenu est au cœur de toute présence en ligne réussie. Créez un mélange varié de contenu, y compris des publications sur les rencontres à venir, des histoires de réussite, des messages de sensibilisation et du contenu informatif lié à votre cause. Assurez-vous que votre contenu est visuellement attrayant, facile à consommer et susceptible de susciter l’engagement.

Engagement actif avec les abonnés

La clé du succès sur les réseaux sociaux réside dans l’engagement actif avec votre public. Répondez rapidement aux commentaires, aux messages privés et aux mentions, et encouragez la conversation en posant des questions et en sollicitant des opinions. Partagez également du contenu généré par les utilisateurs pour renforcer le sentiment de communauté.

Suivi et analyse des performances

Pour mesurer l’efficacité de votre présence sur internet, utilisez des outils d’analyse pour suivre les performances de vos publications, l’engagement de votre audience et sa croissance. Utilisez ces informations pour ajuster votre stratégie au fil du temps et optimiser vos efforts de communication.

Quel réseau social utiliser pour mon association ?

Le choix d’utiliser ou non un réseau social pour une association dépend largement des attentes de celle-ci, de son public cible et de ses ressources disponibles.

• Communication
• Réseaux sociaux

La communication externe d’un club de sport amateur

14 décembre 2022

7min

La communication est l’alliée de votre expansion. Elle permet de valoriser l’identité de votre club de sport et d’accroître sa visibilité et sa notoriété, notamment en véhiculant ses valeurs et des moments de partage. Différentes manières d’y arriver sont possibles. Nous vous donnons dans cet article les clefs pour décrypter les codes d’une bonne communication interne pour votre association et comment faire pour choisir la plus adaptée. 

Supports digitaux

À contrario des supports physiques, un support digital est un intermédiaire virtuel. Alors que les Français sont de plus en plus connectés, c’est un moyen efficace de véhiculer vos messages.

Site internet

C’est la vitrine de votre club de sport. Il permet de montrer différents éléments comme vos services, vos activités, vos tarifs, les groupes et horaires d’entraînements par exemple. Les personnes qui recherchent un club de sport connaissent ainsi votre club et ont accès aux réponses à leurs questions.

Réseaux sociaux

Ils permettent de fédérer une communauté autour de votre association. Utilisez-les pour accroitre votre visibilité notamment en partageant des publications interactives. Cependant, chaque réseau social a sa propre cible. Par exemple, la tranche d’âge des personnes présente sur Facebook est plus élevée que celle d’Instagram.

SportEasy Club

C’est une application mobile qui permet de centraliser les informations et d’optimiser la gestion de votre club. La fonctionnalité communication fera de vos bénévoles, coachs, adhérents et parents ; des personnes ravies. Plus besoin de chercher qui a dit quoi et sur quel appli. La communication interne est tout aussi importante, ne la négligez pas.

Comment gérer la communication externe d’une association ?

Il existe différentes manières pour renvoyer une bonne image de votre club et ainsi accroitre sa notoriété et visibilité. Retrouvez ci-dessous les actions pertinentes à mettre en place et celles à éviter.

Bonnes pratiques

Où est ma cible ?

Informez-vous sur les supports de communication qui correspondent le plus à vos besoins. Puis, adaptez le message et la tonalité à votre cible. Par exemple, si vous souhaitez augmenter le nombre d’adhérents juniors choisissez le support qui sera visible des enfants et des parents.

Parlez peu mais parlez bien

Il n’est pas nécessaire de parler 20 min si en 5 minutes votre message peut être compris. Au contraire vous risquez de diluer vos propos et une mauvaise compréhension. Soyez donc concis et allez à l’essentiel.

Maintenez-les en haleine

Cela permet de tenir l’attention des personnes et de susciter leur intérêt. Suscitez un léger suspens sans pour autant faire durer votre discours Vita aeternam.

Communiquez avec le coeur

Cela permet de toucher vos interlocuteurs. En y mettant de l’affect, vous faites appel à leurs émotions. La mémoire se situe dans le cerveau émotionnel, vos propos ont ainsi plus de chances d’être retenus.

Comme vos joueurs, entrainez-vous !

Plus vous communiquerez plus vous vous améliorerez.

Mauvaises pratiques

1. Donner une information non détaillée ou mal expliquée laisse la place à l’interprétation.

2. Ne pas se relire c’est le risque de voir passer à la trappe une formulation maladroite et être mal perçue.

3. Ne pas définir vos objectifs vous met dans l’incapacité de savoir quels sont les supports les plus adaptés à votre club.

4. Penser que c’est une mauvaise chose d’ajouter un aspect personnel à vos communications. À condition que ce soit clair et en incarnant vos propos, cela permet d’y mettre plus d’affect et d’énergie.

5. Faire part des décisions du club sans étayer vos propos. Montrez des exemples concrets qui vous ont amené à cette conclusion. Vous éviterez que vos adhérents remettent en question votre point de vue.

À qui confier la communication externe ?

Le choix des personnes qui sont amenées à gérer la communication externe de votre association sportive va principalement dépendre de deux facteurs :

• Quelle est la taille et le niveau de structuration de votre club sportif ?

Si votre association a atteint une certaine taille, il peut y avoir du sens à nommer un Responsable Communication. Membre du bureau, cette personne définit la stratégie de communication et s’assure de sa réalisation sur le plan opérationnel.

• Quelles sont les compétences en communication au sein de votre asso ?

Ce serait dommage de passer à côté d’une pépité de la communication alors qu’elle se trouve à vos côté. Même si vous n’êtes pas nombreux, vous n’êtes pas obligé de vous occuper de tout. Sachez détecter les compétences des bénévoles de votre asso et attiser leur motiviation ! D’autres personnes et d’autres types de contrats sont envisageables pour vous aider sur la communication.

• Les jeunes

Vous pouvez faire appel à vos jeunes adhérents. Souvent nés avec les nouvelles technologies et le digital, les réseaux sociaux n’ont aucun secret pour eux. Profitez-en et sollicitez-les.

• Un freelance

Comme le dit Pierre Chevallier, Responsable Communication au RC Versailles, “l’appel d’un freelance ou d’un community manager en début ou en fin de saison peut être une solution. Cela vous permet d’assurer lors des moments charnières”.

• Votre réseau

Sinon il vous reste la richesse de votre réseau. Si vous connaissez bien une personne ayant une belle plume, des facilités ou une passion pour la communication, n’hésitez pas à la solliciter, au moins ponctuellement.

La communication externe de votre club de sport permet de le mettre en lumière. Pour cela, choisissez le meilleur support, qu’il soit physique ou digital. C’est-à-dire adoptez le meilleur canal suivant la cible à laquelle vous vous adressez. Sans oublier d’adapter votre message et de vous relire. Puis établissez une stratégie, un plan d’action et des objectifs à atteindre pour obtenir des résultats. Pour cela, hésitez pas à recruter de la main d’oeuvre en sollicitant votre réseau.

• Communication
• Réseaux sociaux
• Témoignage

Gérer la communication externe d’un club : le témoignage de Pierre Chevallier

14 décembre 2022

7min

Retrouvez l’interview de Pierre Chevallier, rugbyman depuis plus de 20 ans et chargé de la communication de son club RC Versailles Rugby. Il nous fait part de son expérience et nous explique sa stratégie de communication interne de son association au quotidien. Et pour finir, à coeur d’aider d’autres dirigeants de club de sport amateur, il vous donne quelques astuces.

Présentation du club et du rôle de Pierre

SportEasy (SE) : Bonjour Pierre, pouvez-vous nous expliquer pourquoi vous avez voulu vous occupez de la communication du Rugby Club Versailles ?

Pierre Chevallier (P) :  Bonjour SportEasy ! Alors, je suis dirigeant au sein du club depuis 5 ans et effectivement je m’occupe particulièrement des sujets de communication et de l’organisation. J’ai une agence de communication dans le domaine du marketing digital. Et je m’occupe en particulier du référencement de site web, du community management et de la e-réputation. Donc c’est vrai que c’est comme une extension de mon travail et ça me semblait évident d’être en charge de cette mission pour mon club.

SE : Afin qu’on puisse mieux analyser votre stratégie, dites-nous : quelle est la particularité de votre club ?

P : Le club RCV est un club qui existe depuis près de 130 ans et c’est le club qui compte le plus de licenciés joueurs y compris chez les enfants en France. Notre ADN est avant tout la formation des joueurs peu importe leur âge. Et puis, nous sommes en train de développer le sport santé et adapté. Le sport santé, c’est pouvoir proposer une activité sportive pour tous. Et le sport adapté, c’est pour que les personnes en situation de handicap puissent aussi participer. Et pour finir, nous avons un club féminin appelé Les comtesses qui d’adresse à toutes, que ce soit pour la compétition ou sans placage.

SE : Petit aparté, comment est perçu le club féminin par vos adhérents masculin ?

P : Étonnamment très bien. C’est de plus en plus répandu. C’est vrai que certains peuvent au départ se poser la question des différences physiques pour la pratique du rugby. Mais rien qu’à voir les matchs diffusés, il y a le même suspens, engagement et la même passion que chez les garçons. De plus, nous sommes un club avant tout familial et c’est vrai que la plupart des licenciés du club Les comtesses sont souvent soit les filles ou femmes de joueurs. Les joueurs emmenaient leur fille ou leur femme et ça se développe ainsi dans la convivialité et avec le coté familial.

Stratégie de communication du club

SE : Quelles sont vos principales missions en termes de communication ?

P : On communique sur nos programmes, les résultats, les actualités de toutes les catégories (de l’école des juniors jusqu’aux séniors y compris le sport loisir) et la mise en avant de l’image du club de manière globale en interne et externe. Puis je m’occupe aussi des relations presse. C’est-à-dire de la presse quotidienne et régionale, de la télévision locale et de la communication auprès ou pour nos partenaires.

SE : Et sur quel support communiquez-vous principalement et comment vous organisez-vous ?

P : On communique sur beaucoup de supports variés. On essaie d’être là où sont nos joueurs. Et bien sûr suivant le support utilisé, on adapte notre message. Mais globalement, c’est sur notre site, Facebook, Linkedin, twitter et sur Instagram que nous sommes le plus présent. Ensuite, pour ce qui est de l’organisation, on gère tout en direct avec quelques ressources en freelance notamment pour la partie créa’. Et je m’occupe du community management au sens large sur les différents canaux ainsi que de la planification des contenus. Pour réussir à jongler, j’établis mon planning à l’avance et surtout, je prévois un plan de publication. C’est ce qui me permet de réagir face aux actualités.

SE : Quels contenus publiez-vous et analysez-vous vos performances ?

P : Pour le site, ça va être les résultats des matchs. Et sur les réseaux, ça va nous permettre de publier les matchs de l’intérieur et de faire découvrir la discipline et les règles du jeu aux néophytes et aux passionnés. On doit donc adapter notre axe éditorial. Par exemple, pour une analyse de match, il faut à la fois que ce soit compréhensible par les néophytes et que les connaisseurs qui n’étaient pas sur place aient les résultats. En soit, on explique le plan de jeu à travers les résultats d’un match. Pour ce qui est du suivi des performances, oui, on y prête de l’attention. De nombreux outils existent, mais c’est vrai que dans un club de sport amateur, le budget est un peu serré. On utilise notamment Google Analytics, les données et statistiques fournies directement via les réseaux.

Un exemple de publication du RCV postée sur Instagram

SE : Utilisez-vous d’autres supports de communication ?

P : Oui, nous avons du print aux couleurs du club présent continuellement dans le clubhouse et sur le terrain. Il nous sert aussi lors de nos déplacements. Ça nous permet de pouvoir faire notre publicité à tout moment et en toute circonstance.

SE : Et quels sont vos objectifs premiers en termes de communication ?

P : Je dirais de parfaire la communication externe sans mettre de côté la communication interne. C’est vrai que la saison sportive dernière a été assez riche. Ce qui a demandé beaucoup de temps en termes de communication externe. On a eu tendance à moins s’occuper de la comm’ interne alors qu’il y a eu de nouveaux arrivants. On souhaite donc développer l’adhésion de tous. Notamment en balançant les infos en interne pour ensuite les faire rayonner en externe. Et enfin, on voudrait faire remonter automatiquement les résultats des matchs sur le site.

SE : En termes de communication interne, utilisez-vous la messagerie de SportEasy Club ?

P : Oui, on se sert de la messagerie SE pour le club et avec les adhérents. Chaque catégorie l’utilise et on essaie au maximum de les sensibiliser pour centraliser les conversations. Car cela facilite beaucoup la gestion du club.

SE : Combien de temps ça vous prend par semaine toutes ces missions réunies ?

P :  C’est difficile à dire, parce qu’en plus c’est du bénévolat. Mais, je dirais 4-5 heures au total.

SE : Combien êtes-vous en termes de bénévoles au sein du club et comment arrivez-vous à faire fédérer vos adhérents à votre cause?

P : Il y a deux embauchés et environ 15 bénévoles. Au vu du nombre d’adhérents, c’est vrai que ça commence à faire juste. Et pour recruter de nouveaux bénévoles, on joue beaucoup sur l’ambiance et la convivialité. C’est dans l’ADN du rugby dans tous les cas mais on envoie un maximum de remerciements au bon moment. C’est difficile de renvoyer l’ascenseur autrement de se baser sur la volonté des autres. De plus, la gestion de club se rapproche de plus en plus du management d’entreprise et c’est assez important que ce soit structuré pour les bénévoles. C’est-à-dire de définir et d’attitrer les missions au préalable par exemple.

SE : Avez-vous déjà vécu une mauvaise expérience en termes de communication qui vous a permis d’évoluer ?

P : Non, pas que je me souvienne. Mais c’est vrai que parfois il faut modérer les commentaires et faire attention aux débordements sur les réseaux. Les adhérents oublient parfois que les commentaires sont publics et nous essayons de maintenir un certain standard si je peux dire ça comme ça. Mais l’avantage des réseaux c’est que ça permet de séduire de nouveaux joueurs. On fait donc attention à notre audience et à nos interactions.

SE : Organisez-vous des événements durant l’année que vous communiquez sur les réseaux ?

P : Nous avons les tournois tous les week-ends ou nous faisons jouer tous les joueurs. Et nous communiquons les résultats des matchs. Ce qui nous prend déjà beaucoup de temps. Puis, nous avons la fête annuelle du club et la fête de fin d’année, qui nous permet de nous réunir dans un autre contexte.

SE : Comment le club a-t-il vécu le covid ?

P : Assez bien je dirais, je veux dire par là que nous avons réussi à maintenir un certain lien. On publiait plus fréquemment car on avait que ça à faire. Et c’était des posts “feel good”, puis on se faisait des apéro en live et des petits défis sympathiques.

SE : Quels seraient les conseils que vous pourriez donner aux dirigeants de club qui souhaite améliorer leur communication ?

P : Je dirais avant tout de s’organiser, d’anticiper et de planifier à l’avance ce qu’il y a à faire et ce que vous voulez dire sur vos réseaux. On a beaucoup à faire dans un club et pas assez de temps. Et il y a beaucoup de tâches qui sont fixes et qui sont programmables jusqu’à la publication. Hésitez pas à utiliser les outils méta à disposition pour programmer ces tâches. Puis, je dirais d’utiliser tous les outils à votre disposition tel google analytics ou les stats des réseaux sociaux. Et si vous le pouvez, ayez recours ponctuellement à un Freelance ou un Community Manager. Faites-le pour un début et/ou fin de saison ou pour une certaine impression (pour les partenaires par exemple). C’est un coût certes, mais qui peut diminuer si vous prenez un forfait. Et ce gros coup de pouce peut s’avérer utile (investissement à long terme). Et enfin, impliquez vos adhérents et confiez la communication à une personne qui a déjà une appétence dans le domaine. Que ce soit digitale ou une bonne plume pour pouvoir rédiger les posts par exemple.

Merci à Pierre Chevallier pour ce retour d’expérience et merci au RCV pour sa confiance en SportEasy Club depuis plusieurs saisons !

• Communication
• Réseaux sociaux

Augmenter la visibilité de son club de sport sur les réseaux sociaux

9 décembre 2022

6min

Les méthodes de communication des clubs sportifs amateurs sont impactées par le développement des réseaux sociaux. En effet, il est aujourd’hui difficile de s’agrandir en faisant l’impasse dessus. Et pour cause ; cela permet d’être connecté à vos adhérents, de dynamiser votre association et de générer plus de revenus, et donc une meilleure gestion de votre association sportive. Pour cela, communiquez de façon originale et sur la bonne plateforme. Retrouvez dans cet article comment vous y prendre et pourquoi le faire.

C’est quoi la visibilité ?

La visibilité, c’est savoir rendre visible votre club de sport amateur, notamment en parlant de vous. Cela permet de toucher plus de personnes et de faire connaître vos valeurs. Vous participez ainsi à la notoriété de votre association. C’est-à-dire à montrer une belle image et être connu pour de bonnes raisons. La visibilité et la notoriété vont ainsi de pair. Par exemple, en créant un compte sur les réseaux sociaux, vous allez pouvoir ajouter des personnes qui ont un intérêt pour votre club. Vous pouvez ensuite créer du contenu et communiquer les messages que vous voulez faire passer. Vos publications peuvent contenir des photos, des vidéos et des descriptions. Celles-ci seront visibles de tous, refléteront votre club et serviront de vitrine. Il  est donc évident que plus avez d’abonnés, plus vous êtes visibles. Et pour cela, c’est en partie la qualité de vos posts qui leur donnent envie de vous suivre. Et si elles sont respectueuses et cohérentes avec votre club de sport elles contribuent à votre notoriété.

Pourquoi augmenter sa présence sur les réseaux ?

Au vu de l’importance de la digitalisation, être présent sur les réseaux sociaux revient à dire que votre club existe. Aujourd’hui les gens veulent plus que de la communication de surface, ils veulent pouvoir se sentir plus proche de vous et vous connaître vraiment. Et ce n’est pas la seule raison.

• Évolution des tendances

La communication ne fait qu’évoluer. Vos jeunes et moins jeunes adhérents sont connectés et poussent ainsi leurs parents à faire de même. Si vous voulez que votre message soit reçu de tous, communiquez là où ils sont. Suivez la tendance et touchez ainsi un maximum de personnes.

• Esprit de cohésion

En étant connecté, vous ne vous coupez plus de votre réseau. Ils peuvent suivre vos actualités et vous pouvez communiquer avec eux à tout moment. Vous pouvez ainsi favoriser davantage vos interactions et créer une meilleure cohésion au sein de votre club de sport. Par exemple, en répondant aux posts de vos joueurs, ils se sentent plus proches de vous et du club, ce qui renforce l’esprit familial. Étant public, vos abonnés le voient et cet esprit convivial est véhiculé.

• Supplément de revenu

Vous pouvez acquérir de nouvelles sources de revenus en étant visible. Vous allez pouvoir attirer de nouveaux sponsors et partenariats et ainsi générer plus de chiffre d’affaires. Puis, grâce à vos réseaux sociaux, d’autres possibilités s’offrent à vous. Par exemple, si vous avez une boutique en ligne, le fait de créer des posts peut être un élément qui va booster les ventes. En effet si vous mettez en avant les personnes qui portent les couleurs du club, cela va inciter votre réseau à faire de même.

• Nouvelles recrues 

L’image que vous allez véhiculer de votre club à travers les réseaux sociaux va donner envie à d’autres personnes de vous rejoindre. Que ce soit pour vos valeurs, l’esprit familial, l’esprit ou la cohésion d’équipe, les gens auront envie d’en faire partie.

Comment s’y prendre ?

Différents canaux existent pour donner de la visibilité à votre association sportive. Pour cela, analysez-les et favorisez le plus adapté suivant votre objectif et votre cible. Pour cela, retrouvez ci-dessous comment vous y prendre et comment communiquer.

Comprendre les différents réseaux

Chaque canal de communication permet une action bien précise avec un public pré-établi. Demandez-vous sur quel réseau se trouve la communauté de votre club. Par exemple, la tranche d’âge des personnes sur Instagram et Facebook est différente : 15-24 ans pour Instagram vs 25-34 pour Facebook. Vos messages et supports devront donc s’adapter à votre interlocuteur. Si vous avez majoritairement de jeunes adhérents privilégiez le réseau social adapté comme Instagram, TikTok ou Snapchat. Le schéma ci-dessous permet de visualiser l’âge des personnes qui utilisent le plus chaque canal.

Adapter le contenu

Il est important de publier du contenu de qualité et représentatif de votre association pour participer à la fois à votre visibilité et à votre notoriété. Pour y contribuer, suivez ces quatre points :

• Du contenu pertinent et cohérent

Partagez un contenu ludique, compréhensible et surtout en rapport avec votre club de sport amateur. Dans son interview Pierre Chevallier, chargé de communication pour son club RC Versailles  nous illustre bien ce point : “Pour le site, ça va être les résultats des matchs. Et sur les réseaux, ça va nous permettre de publier les matchs de l’intérieur et de faire découvrir la discipline et les règles du jeu aux néophytes et aux passionnés. On doit donc adapter notre axe éditorial. Par exemple, pour une analyse de match, il faut à la fois que ce soit compréhensible par les néophytes et les connaisseurs qui n’étaient pas sur place aient les résultats. En soit, on explique le plan de jeu à travers les résultats d’un match.”

• Des posts innovants et créatifs

Fini les longs discours ! Publiez par exemple une vidéo regroupant les éléments les plus importants afin que ce soit intéressant et rapide.

• Le partage de vos événements

C’est un moyen d’animer votre association sportive. Mais pas que ! Vos réseaux sociaux également. Vous pouvez ainsi créer du contenu, partager les bons moments, vous démarquer et attirer l’attention.

• La mise en lumière de vos partenariats

Partagez à vos joueurs les avantages des partenariats décrochés par le club. Faites d’une pierre de coups et confectionnez votre publicité en même temps que celle de vos partenaires.

Comment s’organiser ?

Être visible sur les réseaux requiert d’avoir un compte mais aussi de l’animer, ce qui prend du temps. Pour cela, organisez-vous.

• Établissez un planning

En effectuant à l’avance votre planning de communication, gagnez en temps et en efficacité. Définissez ce que vous voulez dire et à quel moment. Comme le dit Pierre Chevallier, “Pour réussir à jongler, j’établis mon planning à l’avance et surtout, je prévois un plan de publication. C’est ce qui me permet de réagir face aux actualités.” Son conseil à ce sujet : “Je dirais avant tout de s’organiser, d’anticiper et de planifier à l’avance ce qu’il y a à faire et ce que vous voulez dire sur vos réseaux. On a beaucoup à faire dans un club et pas assez de temps. Et il y a beaucoup de tâches qui sont fixes et qui sont programmables jusqu’à la publication. Hésitez pas à utiliser les outils méta à disposition pour programmer ces tâches.”

• Attitrez cette mission à la bonne personne

Mettez votre réseau à profit. Hésitez pas à demander conseil à vos jeunes adhérents. Qui sait, ils souhaiteront peut-être vous aider et s’en occuper. Le conseil de Pierre Chevallier : “Et enfin, impliquez vos adhérents et confiez la communication à une personne qui a déjà une appétence dans le domaine. Que ce soit digitale ou une bonne plume pour pouvoir rédiger les posts par exemple.”