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Gérer la communication externe d’un club : le témoignage de Pierre Chevallier

14 décembre 2022

7min

Retrouvez l’interview de Pierre Chevallier, rugbyman depuis plus de 20 ans et chargé de la communication de son club RC Versailles Rugby. Il nous fait part de son expérience et nous explique sa stratégie de communication interne de son association au quotidien. Et pour finir, à coeur d’aider d’autres dirigeants de club de sport amateur, il vous donne quelques astuces.

Présentation du club et du rôle de Pierre

SportEasy (SE) : Bonjour Pierre, pouvez-vous nous expliquer pourquoi vous avez voulu vous occupez de la communication du Rugby Club Versailles ?

Pierre Chevallier (P) :  Bonjour SportEasy ! Alors, je suis dirigeant au sein du club depuis 5 ans et effectivement je m’occupe particulièrement des sujets de communication et de l’organisation. J’ai une agence de communication dans le domaine du marketing digital. Et je m’occupe en particulier du référencement de site web, du community management et de la e-réputation. Donc c’est vrai que c’est comme une extension de mon travail et ça me semblait évident d’être en charge de cette mission pour mon club.

SE : Afin qu’on puisse mieux analyser votre stratégie, dites-nous : quelle est la particularité de votre club ?

P : Le club RCV est un club qui existe depuis près de 130 ans et c’est le club qui compte le plus de licenciés joueurs y compris chez les enfants en France. Notre ADN est avant tout la formation des joueurs peu importe leur âge. Et puis, nous sommes en train de développer le sport santé et adapté. Le sport santé, c’est pouvoir proposer une activité sportive pour tous. Et le sport adapté, c’est pour que les personnes en situation de handicap puissent aussi participer. Et pour finir, nous avons un club féminin appelé Les comtesses qui d’adresse à toutes, que ce soit pour la compétition ou sans placage.

SE : Petit aparté, comment est perçu le club féminin par vos adhérents masculin ?

P : Étonnamment très bien. C’est de plus en plus répandu. C’est vrai que certains peuvent au départ se poser la question des différences physiques pour la pratique du rugby. Mais rien qu’à voir les matchs diffusés, il y a le même suspens, engagement et la même passion que chez les garçons. De plus, nous sommes un club avant tout familial et c’est vrai que la plupart des licenciés du club Les comtesses sont souvent soit les filles ou femmes de joueurs. Les joueurs emmenaient leur fille ou leur femme et ça se développe ainsi dans la convivialité et avec le coté familial.

Stratégie de communication du club

SE : Quelles sont vos principales missions en termes de communication ?

P : On communique sur nos programmes, les résultats, les actualités de toutes les catégories (de l’école des juniors jusqu’aux séniors y compris le sport loisir) et la mise en avant de l’image du club de manière globale en interne et externe. Puis je m’occupe aussi des relations presse. C’est-à-dire de la presse quotidienne et régionale, de la télévision locale et de la communication auprès ou pour nos partenaires.

SE : Et sur quel support communiquez-vous principalement et comment vous organisez-vous ?

P : On communique sur beaucoup de supports variés. On essaie d’être là où sont nos joueurs. Et bien sûr suivant le support utilisé, on adapte notre message. Mais globalement, c’est sur notre site, Facebook, Linkedin, twitter et sur Instagram que nous sommes le plus présent. Ensuite, pour ce qui est de l’organisation, on gère tout en direct avec quelques ressources en freelance notamment pour la partie créa’. Et je m’occupe du community management au sens large sur les différents canaux ainsi que de la planification des contenus. Pour réussir à jongler, j’établis mon planning à l’avance et surtout, je prévois un plan de publication. C’est ce qui me permet de réagir face aux actualités.

SE : Quels contenus publiez-vous et analysez-vous vos performances ?

P : Pour le site, ça va être les résultats des matchs. Et sur les réseaux, ça va nous permettre de publier les matchs de l’intérieur et de faire découvrir la discipline et les règles du jeu aux néophytes et aux passionnés. On doit donc adapter notre axe éditorial. Par exemple, pour une analyse de match, il faut à la fois que ce soit compréhensible par les néophytes et que les connaisseurs qui n’étaient pas sur place aient les résultats. En soit, on explique le plan de jeu à travers les résultats d’un match. Pour ce qui est du suivi des performances, oui, on y prête de l’attention. De nombreux outils existent, mais c’est vrai que dans un club de sport amateur, le budget est un peu serré. On utilise notamment Google Analytics, les données et statistiques fournies directement via les réseaux.

Un exemple de publication du RCV postée sur Instagram

SE : Utilisez-vous d’autres supports de communication ?

P : Oui, nous avons du print aux couleurs du club présent continuellement dans le clubhouse et sur le terrain. Il nous sert aussi lors de nos déplacements. Ça nous permet de pouvoir faire notre publicité à tout moment et en toute circonstance.

SE : Et quels sont vos objectifs premiers en termes de communication ?

P : Je dirais de parfaire la communication externe sans mettre de côté la communication interne. C’est vrai que la saison sportive dernière a été assez riche. Ce qui a demandé beaucoup de temps en termes de communication externe. On a eu tendance à moins s’occuper de la comm’ interne alors qu’il y a eu de nouveaux arrivants. On souhaite donc développer l’adhésion de tous. Notamment en balançant les infos en interne pour ensuite les faire rayonner en externe. Et enfin, on voudrait faire remonter automatiquement les résultats des matchs sur le site.

SE : En termes de communication interne, utilisez-vous la messagerie de SportEasy Club ?

P : Oui, on se sert de la messagerie SE pour le club et avec les adhérents. Chaque catégorie l’utilise et on essaie au maximum de les sensibiliser pour centraliser les conversations. Car cela facilite beaucoup la gestion du club.

SE : Combien de temps ça vous prend par semaine toutes ces missions réunies ?

P :  C’est difficile à dire, parce qu’en plus c’est du bénévolat. Mais, je dirais 4-5 heures au total.

SE : Combien êtes-vous en termes de bénévoles au sein du club et comment arrivez-vous à faire fédérer vos adhérents à votre cause?

P : Il y a deux embauchés et environ 15 bénévoles. Au vu du nombre d’adhérents, c’est vrai que ça commence à faire juste. Et pour recruter de nouveaux bénévoles, on joue beaucoup sur l’ambiance et la convivialité. C’est dans l’ADN du rugby dans tous les cas mais on envoie un maximum de remerciements au bon moment. C’est difficile de renvoyer l’ascenseur autrement de se baser sur la volonté des autres. De plus, la gestion de club se rapproche de plus en plus du management d’entreprise et c’est assez important que ce soit structuré pour les bénévoles. C’est-à-dire de définir et d’attitrer les missions au préalable par exemple.

SE : Avez-vous déjà vécu une mauvaise expérience en termes de communication qui vous a permis d’évoluer ?

P : Non, pas que je me souvienne. Mais c’est vrai que parfois il faut modérer les commentaires et faire attention aux débordements sur les réseaux. Les adhérents oublient parfois que les commentaires sont publics et nous essayons de maintenir un certain standard si je peux dire ça comme ça. Mais l’avantage des réseaux c’est que ça permet de séduire de nouveaux joueurs. On fait donc attention à notre audience et à nos interactions.

SE : Organisez-vous des événements durant l’année que vous communiquez sur les réseaux ?

P : Nous avons les tournois tous les week-ends ou nous faisons jouer tous les joueurs. Et nous communiquons les résultats des matchs. Ce qui nous prend déjà beaucoup de temps. Puis, nous avons la fête annuelle du club et la fête de fin d’année, qui nous permet de nous réunir dans un autre contexte.

SE : Comment le club a-t-il vécu le covid ?

P : Assez bien je dirais, je veux dire par là que nous avons réussi à maintenir un certain lien. On publiait plus fréquemment car on avait que ça à faire. Et c’était des posts “feel good”, puis on se faisait des apéro en live et des petits défis sympathiques.

SE : Quels seraient les conseils que vous pourriez donner aux dirigeants de club qui souhaite améliorer leur communication ?

P : Je dirais avant tout de s’organiser, d’anticiper et de planifier à l’avance ce qu’il y a à faire et ce que vous voulez dire sur vos réseaux. On a beaucoup à faire dans un club et pas assez de temps. Et il y a beaucoup de tâches qui sont fixes et qui sont programmables jusqu’à la publication. Hésitez pas à utiliser les outils méta à disposition pour programmer ces tâches. Puis, je dirais d’utiliser tous les outils à votre disposition tel google analytics ou les stats des réseaux sociaux. Et si vous le pouvez, ayez recours ponctuellement à un Freelance ou un Community Manager. Faites-le pour un début et/ou fin de saison ou pour une certaine impression (pour les partenaires par exemple). C’est un coût certes, mais qui peut diminuer si vous prenez un forfait. Et ce gros coup de pouce peut s’avérer utile (investissement à long terme). Et enfin, impliquez vos adhérents et confiez la communication à une personne qui a déjà une appétence dans le domaine. Que ce soit digitale ou une bonne plume pour pouvoir rédiger les posts par exemple.

Merci à Pierre Chevallier pour ce retour d’expérience et merci au RCV pour sa confiance en SportEasy Club depuis plusieurs saisons !