Ce qu’il faut retenir

Une installation simple, pour toute la saison

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Contrôle total conservé par les coachs

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Plusieurs équipes, plusieurs calendriers, aucun problème

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Mise en place facile, synchronisation continue

Tester cette nouveauté ne vous prendra pas plus de quelques minutes. Que vous soyez sur l’application web ou mobile de SportEasy, mettez en place la synchronisation très simplement. Découvrez comment en vous référant à notre article de FAQ dédié à ce sujet

Quel que soit l’agenda utilisé

Nous avons tout fait pour que la Synchro Calendrier soit la plus rapide possible avec les deux applications de calendrier les plus utilisées : iCalendar et Google Agenda. Si toutefois vous utilisez une autre application de calendrier, comme Outlook, vous pouvez copier le lien relatif à votre calendrier et vous y abonner manuellement.

Important : Le temps nécessaire entre la mise en place de la synchronisation et l’affichage de vos événements varie en fonction du calendrier externe que vous utilisez. Par exemple, la synchronisation est quasi instantanée sur iCalendar, alors qu’elle peut prendre jusqu’à plusieurs heures sur Google Agenda. Pour vous aider à y voir plus clair, nous avons listé les différents cas de figure possibles.

Synchronisation toute la saison

Une fois la Synchro Calendrier installée, vous avez fait le plus dur. En effet, les événements ajoutés par la suite et les modifications apportées apparaissent directement dans le calendrier synchronisé, sans aucune action requise de votre part.

Sur votre application de calendrier, retrouvez toutes les informations utiles par rapport à votre événement :

• Date et horaire
• Nom de l’événement
• Lieu (avec la possibilité d’obtenir l’itinéraire)

Contrôle total conservé par les coachs

Responsables d’équipe, soyez rassurés : cette nouvelle fonctionnalité ne remet pas en question votre maîtrise complète du calendrier de votre équipe sur SportEasy.

Si vous ou vos joueurs pouvez synchroniser les événements de l’équipe avec un autre calendrier, aucune modification extérieure à SportEasy n’est possible. Autrement dit, on ne peut pas modifier ou supprimer un événement SportEasy depuis un calendrier externe. Tout se passe sur l’app ; un lien présent sur l’événement vous permet d’accéder à celui-ci dans SportEasy.

Enfin, toutes les actions qui incombent aux joueurs et aux parents ne sont pas non plus disponibles depuis un autre calendrier. Les réponses aux convocations, les désistements ou encore les messages restent sur SportEasy.

Plusieurs équipes, plusieurs calendriers, aucun problème

Cette partie devrait parler aux coachs de plusieurs équipes, ou encore aux parents qui doivent gérer la pratique de plusieurs enfants chaque semaine.

La synchronisation des événements SportEasy est illimitée. Cela signifie que vous pouvez synchroniser les événements d’autant d’équipes que vous voulez avec votre calendrier personnel.

Concrètement, les coachs de plusieurs équipes, ou les parents de plusieurs enfants retrouvent les événements de toutes les équipes qui les intéressent au même endroit, sur leur calendrier personnel.

Notez aussi que vous pouvez synchroniser vos événements SportEasy avec plusieurs calendriers externes. Ainsi, si vous utilisez iCalendar sur votre téléphone perso, mais Google Agenda pour votre boulot, vous pouvez retrouver les événements de votre équipe sur ces deux calendriers.

Vos événements récurrents tous modifiés en un instant

C’est une logique que vous avez certainement déjà observée sur les applications de calendrier que vous utilisez par ailleurs : la possibilité d’appliquer un changement apporté à un événement récurrent à tous les suivants. C’est maintenant disponible sur votre application SportEasy.

En d’autres termes, cela signifie que vous pouvez modifier n’importe quelle information d’un événement récurrent – lieu de RDV, lieu de pratique, horaire de début, de fin, nom de l’événement, description – et appliquer ce changement en une fois à tous les événements récurrents qui suivent.

“Cette amélioration des événements récurrents est super pratique. Au cours de la saison, on peut avoir des changements d’horaire ou de lieu de nos entraînements. Ça va nous prendre quelques secondes de modifier une information sur tous les événements récurrents à venir : un vrai gain de temps.”

Maxime Malengros, Responsable Seniors

AJ Artois

Quelques exemples concrets

Notez que vous pouvez aussi modifier un événement faisant partie d’une chaîne de récurrence sans impacter les autres. Pour cela, il vous suffit de sélectionner l’option “Cet événement uniquement”.

Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la modification d’événements récurrents sur l’appli web et sur l’app mobile.

Récurrence hebdomadaire ou mensuelle ?

Sur SportEasy, vous connaissiez déjà la récurrence hebdomadaire. Nous vous permettons maintenant de définir une récurrence mensuelle.

Cela s’avère utile pour intégrer des événements mensuels au calendrier de votre équipe sans avoir à les créer à chaque fois. Vous avez un kiné présent au club tous les premiers lundis du mois ? Vous organisez des séances de perfectionnement mensuellement ? Vous vous réunissez avec tous les éducateurs des jeunes le dernier vendredi du mois ? Cette nouveauté est faite pour vous.

Suppression des événements récurrents simplifiée

De la même manière que vous pouvez éditer une informations sur plusieurs événements récurrents d’un coup, vous pouvez aussi décider de les supprimer en une seule fois.

Ainsi, quand vous supprimez un événement de type récurrent, vous trouvez l’option “Cet événement et tous les suivants”.

Cela peut par exemple vous servir si vous avez créé trop d’événements récurrents, comme des entraînements hebdomadaires allant jusque fin juillet, alors que le club est fermé. Supprimez le premier entraînement de juillet et tous les suivants, en deux clics.

Fini la double saisie

Avec le transfert de données, SportEasy crée une passerelle entre les Collectes et l’Effectif de votre club ou de votre équipe. En d’autres termes, toutes les informations renseignées dans les formulaires par vos licenciés sont désormais transférables vers l’Effectif.

Par exemple, quand Michel vous informe qu’il dispose d’un véhicule 5 places dans son formulaire de réinscription, vous n’avez plus besoin de le retranscrire manuellement au niveau de sa fiche membre. Vous pouvez à présent transférer cette information, et toutes celles qui vous intéressent, depuis le formulaire rempli par Michel.

Tenir une base de données propre et à jour peut vite tourner au calvaire si on n’utilise pas les bons outils. SportEasy vous permet justement de :

• Retrouver tous les formulaires de vos membres à un seul endroit, dans vos Collectes ;
• Transférer directement les informations (à jour) qui y figurent vers votre Effectif.

Ce sont donc vos lienciés qui font le boulot en renseignant les informations dont vous avez besoin, via le formulaire. Vous n’avez plus qu’à les transférer vers votre base de données pour la rendre utilisable par chacun au quotidien

L’inscription de nouveaux membres tout en fluidité

Vous le savez mieux que nous : la période des inscriptions est toujours très (très) chargée. C’est pourquoi nous avons travaillé pour vous founir l’expérience d’inscription sur SportEasy la plus fluide possible

Le transfert de données fait le lien entre toutes les étapes nécessaires à l’inscription d’un nouveau membre :

1. Vous transmettez le lien public de la campagne d’inscription à votre club ;
2. Les nouveaux membres s’inscrivent, renseignent les infos demandées, et paient leur cotisation ;
3. Vous vous assurez que la somme dûe a été réglée en amont de l’inscription ;
4. Vous transférez les données des membres s’étant inscrits, depuis la campagne d’inscription ;
5. Vous créez ainsi un nouveau profil – avec toutes les données demandées – pour chaque nouveau membre sur SportEasy ;

La démarche d’inscription est beaucoup plus fluide pour vous, mais aussi pour les nouveaux licenciés, à qui vous offrez une expérience de qualité : un premier contact avec votre club qu’ils garderont longtemps en mémoire.

Les données de vos membres à jour en un clin d’oeil

Le transfert des données des Collectes vers l’Effectif présente également bien des avantages pour les membres déjà inscrits sur SportEasy.

Pour la réinscription

Vous n’avez plus à faire la chasse à la bonne info. Demandez simplement à vos membres les infos dont vous avez besoin au sein du formulaire de réinscription et transférez-les vers l’Effectif. Les données qui ont changé seront écrasées pour laisser place aux données actualisées par les licenciés eux-mêmes.

Comme dans le cas des membres qui s’inscrivent pour la première fois à votre club, vous contrôlez également la réinscription d’un membre, et la mise à jour de ses informations, par rapport au paiement de sa cotisation pour la saison prochaine.

Pendant toute la saison

La mise à jour des informations des membres via transfert des données d’un formulaire peut se faire à tout moment de votre saison. Vous organisez un stage sportif à la Toussaint et avez besoin de connaître le régime alimentaire des participants ? Vous pourrez leur demander de le renseigner au sein du formulaire d’inscription au stage et transférer ces informations vers leurs fiches membres pour les retrouver quand vous en aurez besoin, sur votre appli web ou mobile SportEasy.

Une nouvelle fonctionnalité entièrement paramétrable

Si tous vos adhérents vous envoyaient leur formulaire rempli et leur cotisation payée en même temps, ce serait trop beau, et vous pourriez ne faire qu’un seul transfert de données.

Ce n’est évidemment pas le cas et c’est pourquoi nous avons conçu un système de filtres qui vous permet de ne transférer que les informations prêtes à l’être.

Cela s’avère utile dans de nombreux cas :

• Filtrez sur le statut de paiement et ne transférez que les données des membres dont la cotisation est réglée ;
• Filtrez sur la date de mise à jour du formulaire et ne transférez que les données mises à jour depuis le dernier transfert ;
• etc.

Par ailleurs, nous vous suggérons de créer des champs de formulaire à partir des colonnes existantes de votre Tableau d’Effectif sur SportEasy. Lors du transfert, les champs concernés seront automatiquement associés à la colonne du tableau correspondante. Impossible donc de vous tromper ou de créer des colonnes en double ; votre base de donnée est prête à l’emploi !

Cela ne vous empêche pas pour autant de récolter des informations qui ne sont pas encore présentes dans votre Effectif : vous pourrez créer une nouvelle colonne à partir de votre champ de formulaire en un clic.

Vos données typées, toujours au bon format

SportEasy vous permet maintenant de définir clairement le format associé à un champ. Ainsi, vous vous assurez d’avoir une base de données propre et cohérente, que vous pouvez traiter dans les meilleures conditions.

Avec ces nouveaux formats de données, vous vous affranchissez des erreurs de saisie, que ce soit de la part d’administrateurs ou des membres. En tout cas, c’est plus pratique pour trier ou filtrer les informations quand elles n’ont pas trois formats différents pour un même champ !

Enfin, notez que tous les champs (et le format que vous leur avez attribué) de votre effectif sont repris sur l’app mobile SportEasy, pour que vous puissiez consulter ou modifier ces éléments à chaque instant.

Les différents formats sont :