Comment animer efficacement une réunion de dirigeants ?

La réunion entre dirigeants d’une association sportive est un exercice de management complexe. Pour gérer une association sportive, cet événement est très souvent une opportunité de traiter et résoudre des problèmes, pour celui ou celle qui l’anime. Il est donc nécessaire qu’elle soit bien structurée et organisée. La

Dans l’idéal, il ne faut pas qu’elle dépasse deux heures. Sous peine de perdre l’attention des auditeurs. La mauvaise gestion du temps et le manque de règles de fonctionnement peuvent rendre les débats inefficaces. Pour éviter ce piège et faire de cette réunion un moment fédérateur en vue de faire progresser le club, il convient de veiller à suivre deux préceptes clefs. En revanche, la bonne gestion d’un club nécessite une équipe dirigeante solide. Découvrez notre guide complet sur le bureau directeur d’association pour mieux comprendre l’interaction entre les différents rôles au sein du bureau et optimiser vos réunions.

1. Se concentrer uniquement sur l’objectif que l’on s’est fixé dans le cadre de cette réunion. Celui-ci doit permettre de recentrer les débats et d’éviter de parler de tout et de rien.
2. Respecter le “contrat de réunion”, qui englobe la :
   • co-responsabilité : chacun est responsable de ses paroles,
   • réactivité : faire part de toutes les remarques, incompréhensions ou demandes particulières sans tarder afin d’éviter les tensions et malentendus),
   • bienveillance : faire en sorte que le groupe puisse s’exprimer en bonne intelligence, sans jugement porté,
   • confiance : rester transparent sur les sujets abordés).

Ce contrat doit aussi permettre de déterminer les règles de fonctionnement comme le temps de parole, la confidentialité et la méthode de travail. Vous pouvez gérer vous-même votre temps ou alors faire appel à un “gardien du temps”, chargé de donner le tempo.
Pour des conseils sur comment organiser l’assemblée générale de votre association sportive, notre guide offre des stratégies clés pour une réunion générale réussie.

Trois types de réunion

1. Réunion à informations descendantes : Vous apportez des informations permettant la mise en œuvre d’une prise de décision. Vous vous assurez d’avoir été entendu et compris. Le contenu est imposé au groupe.
2. Réunion à informations montantes : Le groupe s’exprime sur un problème donné. C’est une réunion d’échanges et d’exploration. Vous vous assurez de l’expression de tous, et contrôlez le respect des règles ainsi que du temps.
3. Réunion de créativité : Il s’agit de trouver des options ou des solutions à un problème donné. L’information est descendante sur le cadre et la méthode, mais ouverte sur l’objet du débat. Vous êtes ferme sur le processus mais restez neutre sur le contenu.

Article signé par l’équipe de VESTIAIRES magazine.

Données personnelles, convocations, présences, communication interne…Sporteasy, votre logiciel de club de sport participe à l’organisation des tâches et à la gestion des effectifs. Mais elle peut aussi vous aider à forger ou renforcer l’identité du club. Démonstration par l’exemple.

Connaissez-vous le licencié comptant le plus d’années de présence au sein de votre club ? La date d’anniversaire de vos joueurs ? Ou bien encore les stats de tel ou tel buteur, en U15 ou en senior ? Vraisemblablement non et personne ne pensera à vous le reprocher.

Cependant, avez-vous pensé aux avantages que vous pourriez en tirer en termes de cohésion de groupe et de reconnaissance individuelle ? Car, c’est un lieu commun mais les joueurs sont très sensibles à toutes ces marques d’attention attestant de leur importance au sein du projet collectif.

Un petit mot glissé avant l’entrainement, une attention ou un cadeau symbolique de circonstance valent souvent mieux que des longs discours pour cimenter un groupe et forger l’identité d’une association sportive.

Faut-il également rappeler qu’un individu choyé par l’institution aura cœur de défendre et de représenter celle-ci dès que l’occasion se présentera ? Pour ce faire, rien de plus simple ! Il suffit que vos joueurs entrent leurs données personnelles. L’application SportEasy se chargera de les stocker afin que vous puissiez en avoir l’usage qui vous semblera le plus utile pour porter la dynamique de votre groupe. Et renforcer plus encore l’identité de votre club.

Mais au fait, avez-vous en tête la date d’anniversaire de votre principal sponsor ou bien celle la création de son entreprise ? Pensez-vous qu’il serait sensible à ce genre d’attention ? A méditer…

Article signé par l’équipe de VESTIAIRES magazine.

Le président d’une association sportive est élu par le conseil d’administration ou par l’assemblée générale. Il a la responsabilité d’assurer la bonne gestion de votre club en étant à la tête du bureau directeur. Il en est le premier représentant devant la loi, les adhérents et les partenaires du club. Son élection ne doit pas se faire à la légère.

Les forces d’un bon président

Les compétences

• Leadership : il dirige une équipe de direction très souvent composée de bénévoles. Chacun a un rôle primordial pour le bon fonctionnement du club. Le président doit gérer cette équipe d’une main de maître, tout en fédérant autour de sa personne.
• Polyvalence professionnelle : il doit posséder de solides bases en gestion administrative et sportive, en gestion de trésorerie, ou même en communication. Il se doit de développer des compétences sur un maximum de sujets. Pour épauler son équipe en cas de besoin, et prendre les bonnes décisions tout au long de la saison.

De façon générale, un bon président doit être capable de comprendre la gestion globale d’une association afin de mener son club vers le succès.

Les qualités personnelles

• L’ambition : dans un monde associatif en constante évolution, un bon président se doit d’être ambitieux pour permettre à son club de survivre. Cette ambition peut se traduire de multiples façons : par des investissements en infrastructures, ou en cherchant à améliorer l’expérience de ses pratiquants par exemple.
• La disponibilité : les responsabilités d’un président sont multiples et il se doit donc d’être disponible en permanence. Un président vite débordé ou difficilement joignable met forcément son club en difficulté.
• La passion : rôle de président est tellement prenant qu’il faut obligatoirement le confier à un passionné. Votre (futur) président doit avoir des étoiles dans les yeux quand il parle de son sport et de son club.

Les faiblesses à éviter

Si un candidat, au poste de président de votre club, ne présente pas au moins 4 des 5 forces évoquées précédemment, il faut très certainement rejeter sa candidature.

De plus, certains aspects de la personnalité d’un président sont à éviter tout particulièrement :

• L’inéligibilité : il existe des lois qui ne permettent pas à tout le monde d’être élu président (âge, casier judiciaire, situation professionnelle, etc.). Se renseigner sur l’éligibilité de son candidat avant de l’élire est donc primordial.
• La timidité : un président ne peut pas être renfermé sur lui-même. L’image de l’association en souffrirait et sa légitimité serait remise en cause.
• La partialité : les conflits d’intérêts ne sont malheureusement pas rares dans le sport amateur. Attention aux candidats qui veulent être président pour défendre leurs intérêts personnels, ou ceux de leurs proches.

Dès lors, choisir un président car il est membre du club, et qu’il se propose à ce poste, ne doit pas se faire sans une analyse précise de tous ces facteurs. Il est important de ne pas faire passer l’affectif avant les compétences de la personne.

Dénicher le président qu’il vous faut

Favoriser les candidats ayant une expérience en management

Nous l’avons vu, un président, c’est avant tout un bon manager. Lors de votre pré-sélection de candidats, cherchez tout particulièrement des personnes ayant une forte expérience managériale en entreprise, ou dans l’associatif. Pour une vision complète du fonctionnement d’un club, n’hésitez pas à consulter notre guide complet sur le bureau directeur d’association, essentiel pour tout président.

Démarcher des présidents d’association en poste

Dès lors que votre club jouit d’une bonne réputation dans votre région, il ne faut pas hésiter à en jouer. Certains présidents en poste dans d’autres associations présentent forcément les compétences requises pour gérer votre club.

Attention, il y a un vrai risque de créer des tensions avec d’autres clubs en suivant cette démarche. Nous vous conseillons d’être le plus transparent possible sur le sujet dès le début. Au moment de contacter un candidat potentiel, faites connaître vos intentions aux autres membres du bureau directeur de son club.

Ne lui faites surtout pas une offre en secret. Cela finira forcément par se savoir, et ça nuira à votre réputation.

Plus vous serez honnêtes et transparents, plus vous réussirez à désamorcer tous les conflits qui peuvent accompagner ce genre de démarche. Aussi, les rôles du trésorier dans un club de sport amateur est essentiel pour tout président souhaitant une gestion financière irréprochable

Faites passer un casting devant tous les adhérents

Oui, un casting. Il est trop fréquent de voir des présidents d’ores et déjà élus avant même la tenue d’une assemblée générale. Ces personnes imposent leur candidature, en profitant d’un moment de flottement dans la gouvernance du club.

Même si dans bien des cas ils finissent par faire des présidents corrects, vous devriez systématiquement offrir la possibilité à d’autres candidats de se faire connaître publiquement.

Communiquez en amont à tous vos adhérents qu’un casting se tiendra lors d’une réunion extraordinaire. Faites en sorte que toute personne motivée puisse venir présenter sa candidature librement. Et message à tout président élu, ne sous-estimez pas l’importance d’une assemblée générale efficace pour la prise de décision et l’engagement des membres.

Vous n’êtes pas à l’abri de découvrir des pépites insoupçonnées. Et dans tous les cas, ce sera l’occasion d’un moment de partage enrichissant avec les adhérents présents.

Le choix d’un responsable partenariats est stratégique pour le bon développement d’un club. Dans la gestion d’un club sportif, c’est lui qui va démarcher des partenaires, ou des sponsors, localement. Il va s’occuper des négociations sur les conditions des partenariats. Son travail, s’il est bien fait, va tout simplement faire gagner de l’argent à votre association sportive. Les experts SportEasy vous expliquent comment trouver le bon responsable partenariats.

Les forces du responsable partenariats

Pour une gestion efficace de votre association, il est essentiel de comprendre comment gérer une association : le guide complet, qui complémente parfaitement les missions du responsable partenariats. Voyons ensemble ses forces.

Les compétences

• Expérience en vente et en négociation : il doit savoir vendre le club, et son projet sportif, aux partenaires. De plus, il doit pouvoir mener à bien des négociations sur la valorisation des partenariats. Parfois pour des montants de plusieurs dizaines de milliers d’euros.
• Connaissances en sponsoring et publicité : il faut connaître le fonctionnement de contrats de sponsoring. Mais comprendre les attentes et savoir mesurer les retombées publicitaires d’un partenariat sont aussi d’énormes avantages.
• Maîtrise des outils de communication modernes : pour être efficace dans la prospection, ou pour proposer des contreparties intéressantes aux futurs partenaires (ex : mise en avant sur l’app SportEasy du club), il faut avoir une bonne maîtrise d’outils variés, grâce à l’aide également d’un responsable communication efficace.

Les qualités personnelles

• Forte détermination : le travail de responsable partenariats n’est pas simple. Il est fréquent de se voir refuser une proposition de rencontre, ou même de se faire raccrocher au nez par des prospects. Il faut donc être déterminé à continuer en toute circonstance.
• Force de conviction : il faut pouvoir convaincre n’importe qu’elle personne de croire au projet du club, et lui donner envie de soutenir vos initiatives.
• Oser démarcher des inconnus : pour être un bon responsable partenariats, pas le choix, il faut être capable de démarcher des inconnus à grande échelle. Cela maximise les chances de trouver les bons partenaires pour le club.

La bonne gestion d’un club nécessite une équipe dirigeante solide. Découvrez notre guide complet sur le bureau directeur d’association pour mieux comprendre l’interaction entre les différents rôles au sein du bureau.

Les faiblesses à éviter

Si un candidat, au poste de responsable partenariats de votre club, ne présente pas au moins 4 des 6 forces évoquées précédemment, il faut très certainement rejeter sa candidature.

De plus, certains aspects de la personnalité d’un responsable partenariats sont à éviter tout particulièrement :

• La timidité : une personne timide n’ose pas solliciter des inconnus, que ce soit par téléphone ou en personne. Et n’est donc pas en capacité de démarcher convenablement tous vos partenaires potentiels.
• Le manque de rigueur : pour qu’un partenariat soit efficace, il faut à minima : trouver le bon partenaire, négocier les conditions du partenariat, superviser la mise en place d’actions dédiées, mesurer le retour sur investissement, faire un rapport au partenaire … Il faut donc faire preuve d’une grande rigueur à chacune de ces étapes.
• La vantardise : il ne faut surtout pas chercher à survendre un projet sportif à un potentiel partenaire, sous peine de la décevoir et de ne pas renouveler le partenariat. Il faut savoir être honnête sur les retombés éventuelles pour lui. Sans rentrer dans l’excès pour le convaincre à tout prix.

Dès lors, choisir un responsable partenariats car il est membre du club, et qu’il se propose à ce poste, ne doit pas se faire sans une analyse précise de tous ces facteurs. Il est important de ne pas faire passer l’affectif avant les compétences de la personne. De façon générale, la formation de tous les membres est un atout pour attirer des partenariats en valorisant le développement des compétences au sein de l’association.

Téléchargez le modèle de convention de partenariat.

Dénicher le responsable partenariats qu’il vous faut

Chercher dans le club

Le moyen le plus efficace en terme de temps et de coût pour dénicher votre responsable partenariats est de prospecter au sein du club. En effet, les candidats potentiels connaîtront déjà le projet et l’âme du club.

Si votre club est de petite taille, vous pourrez faire des concessions sur vos critères de sélection. Une personne attirée par ces problématiques, qui est ouverte et dynamique, peut remplir des tâches simples de prospection. Et il suffira qu’un autre membre du bureau gère ensuite tout ou partie des négociations avec les potentiels partenaires.

Proposer à des étudiants en école de commerce ou négociation

Embaucher des étudiants pour des stages de fin d’études, en alternance, ou à temps partiel vous permet d’apporter un coup de jeune à votre stratégie de partenariats.

Vous bénéficierez de leur énergie débordante pour prospecter un maximum de partenaires. Et ils seront encore plus efficaces s’ils travaillent main dans la main avec un dirigeant qui connait parfaitement le club.

Dans tous les cas, votre responsable communication se doit d’être dynamique, ouvert et déterminé. Car sans ces compétences clés, vous risquez d’être déçu de son rendement. Et le pôle partenariats, voire le bureau directeur, de votre club sera pointé du doigt. Et justement, le choix d’un vice-président compétent est essentiel pour appuyer le président dans ses fonctions et dans la gestion des partenariats.

Poster des offres d’emploi sur Internet

Enfin, pour les clubs qui ont les moyens d’avoir des salariés, il ne faut pas hésiter à poster une offre d’emploi sur internet.

Car si vous trouvez un bon responsable partenariats, non seulement il paiera son salaire avec les contrats qu’il signe, mais il rapportera beaucoup plus d’argent à votre club qu’un bénévole qui s’en occuperait à temps partiel.

Des candidats peuvent facilement être trouvés sur des sites d’offres d’emploi comme Indeed, Linkedin Jobs ou Monster.

Bien choisir votre vice-président d’association sportive est primordial. Dans la gestion d’un club sportif, il supplée le président en cas d’empêchement, l’assiste dans sa gestion au quotidien et représente officiellement le club. Son entente avec le président est primordiale, et nécessaire à la bonne gouvernance de l’association. Les experts SportEasy vous aident à trouver le vice-président qui fera votre bonheur.

Les forces d’un bon vice-président

Le vice-président est l’un des membres les plus importants de votre bureau directeur, voyons ensemble ce qui le caractérise.

Les compétences

• Être un bon manager : même s’il supplée le président, il a malgré tout un rôle directif dans le club. Il se doit donc de savoir manager le club main dans la main avec son président.
• Être un bon communicant : le vice-président doit savoir s’adresser à une grande assemblée, lors des conseils d’administration notamment. Il peut aussi être la voix du club auprès des sponsors, des coachs.
• Être polyvalent : la difficulté de trouver le vice-président parfait se trouve ici. Au même titre que le président, le vice-président doit pouvoir gérer tous les aspects du club : relationnel, financier, sportif ou encore organisationnel. Derrière certaines compétences clés, une certaine polyvalence doit donc se dégager.

Les qualités personnelles

• Avoir de la prestance : À part le président, personne ne représente d’avantage le club que lui. L’image qu’il renvoie doit donc être excellente et servir l’image du club.
• Entretenir une bonne relation avec son président : ce duo forme la base du fonctionnement de l’association. Une bonne entente et tout va bien. L’inverse peut cependant poser de nombreux problèmes dans la gestion du club.
• Être impliqué et disponible : le président ne peut pas toujours gérer toutes les tâches qu’il a à sa charge. Le vice-président doit rester impliqué et disponible tout au long de la saison intervenir au besoin.

Les faiblesses à éviter

Si un candidat, au poste de vice-président de votre club, ne présente pas au moins 4 des 6 forces évoquées précédemment, il faut très certainement rejeter sa candidature.

De plus, certains aspects de la personnalité d’un vice-président sont à éviter tout particulièrement :

• Tendance autoritaire : gérer une association ne consiste pas à imposer systématiquement ses décisions avec autorité. Il faut privilégier les profils ouverts au dialogue.
• Mauvaise capacité d’écoute : un bon dirigeant doit être à l’écoute de ses adhérents, de ses partenaires, des autres dirigeants. Une personne qui coupe la parole, qui ne prend pas en compte les avis extérieurs, ne fera pas un bon vice-président.
• Incapacité à déléguer : un vice-président doit pouvoir dépasser ses fonctions ponctuellement. Mais il doit surtout être capable de déléguer tout surplus de travail à des personnes compétentes.

Dès lors, choisir un vice-président car il est membre du club, et qu’il se propose à ce poste, ne doit pas se faire sans une analyse précise de tous ces facteurs. Il est important de ne pas faire passer l’affectif avant les compétences de la personne. 

Dénicher le vice-président qu’il vous faut

La bonne gestion d’un club nécessite une équipe dirigeante solide. Découvrez notre guide complet sur le bureau directeur d’association pour mieux comprendre l’interaction entre les différents rôles au sein du bureau. Et pour chacun de ces rôles, il existe plusieurs façons de trouver la perle rare pour votre club. Voyons ensemble comment s’y prendre pour un vice-président.

Chercher dans le club
Le moyen le plus efficace en terme de temps et de coût pour dénicher votre vice-président est de prospecter au sein du club. En effet, les candidats potentiels connaîtront déjà le fonctionnement du club. De plus, ils seront prêts à assumer leur rôle avec plein de bonne volonté, dans l’idée d’aider son club.

Déposer des annonces

Rendez-vous dans les commerces de votre ville pour y déposer des annonces, comme au bon vieux temps. Cette technique peut être efficace, notamment dans les villages où les clubs sont connus et soutenus par les habitants.

Les réseaux sociaux peuvent également être une bonne solution pour poster des annonces. Dans ce cas, faites-le depuis le compte du club et demandez à vos adhérents de relayer l’annonce via leurs propres comptes.

Embaucher un professionnel aguerri

A partir du moment où votre club commence à avoir un budget important, et de très nombreux adhérents, il ne faut pas hésiter à envisager d’embaucher un vice-président.

Il ne faut pas forcément que cette personne travaille à temps plein pour le club. Mais avoir quelqu’un avec une forte expérience en gestion d’entreprise, par exemple, sera forcément un avantage même à temps partiel. Après avoir regroupé l’équipe qui vous satisfait, consultez le déroulement de l’assemblée générale d’un club de sport amateur, cruciale pour la prise de décision et l’engagement des membres.
Les bons profils de candidats sont typiquement des entrepreneurs, ou des managers en entreprise. Des personnes qui gèrent des équipes de plusieurs dizaines de personnes, et des budgets de plusieurs millions d’euros.

Bien choisir le responsable communication de votre association sportive est important. Celui que l’on appelle aussi le chargé de communication est un des premiers responsables de la notoriété et de l’attractivité de votre club. Son rôle dans la gestion d’un club sportif est crucial. Les experts SportEasy vous expliquent comment trouver le bon responsable communication.

Les forces du responsable communication

Pour une gestion efficace de votre association, il est essentiel de comprendre comment gérer une association : le guide complet, qui complémente parfaitement les missions du responsable communication. Voyons ensemble ses forces.

Les compétences

• Expérience en communication institutionnelle : le responsable communication doit savoir créer un univers, façonner une image de marque autour de son club, pour plus facilement le “vendre” au public (sponsors, cotisants, coachs…).
• Maîtrise des réseaux sociaux : si le responsable est actif et efficace, alors le club sera très présent sur ces réseaux. Il doit maîtriser les réseaux principaux (Facebook, Twitter, Instagram…). Mais ne doit pas hésiter à tenter des coups de communication (jeux concours, événements…) sur d’autres réseaux, ponctuellement.
• (Très) Bonne capacité de rédaction : il doit avoir un style qui marque le lecteur, et colle avec l’univers de marque du club. Cela permet de se différencier des autres contenus associatifs, souvent standardisés, et, il faut le reconnaître, globalement de mauvaise qualité.

Les qualités personnelles

• Avoir un bon sens relationnel : en tant que communicant en chef, il doit interagir avec les membres du club en permanence. Il faut aimer serrer des mains. Et ne pas avoir peur de devoir beaucoup parler.
• La curiosité : s’intéresser à l’actualité générale de son sport, et à celle du club, est nécessaire. Cela permet de faire passer des messages forts, dans des contextes pertinents.
• La créativité : une communication efficace passe forcément à un moment ou un autre part un message/des visuels/des vidéos qui sortent du lot. La créativité apporte aussi de la variété. Ce qui permet de stimuler l’intérêt des membres du club pour ses contenus.

Généralement, son objectif est de rendre le club plus sympathique, familial, amusant, tout en restant professionnel et sérieux quand il le faut.
La bonne gestion d’un club nécessite une équipe dirigeante solide. Découvrez notre guide complet sur le bureau directeur d’association pour mieux comprendre l’interaction entre les différents rôles au sein du bureau.

Les faiblesses à éviter

Si un candidat, au poste de responsable communication de votre club, ne présente pas au moins 4 des 6 forces évoquées précédemment, il faut très certainement rejeter sa candidature.

De plus, certains aspects de la personnalité d’un responsable communication sont à éviter tout particulièrement :

• La timidité : une personne timide n’ose pas poser des questions, ou aller vers les gens pour prendre de leurs nouvelles. Et n’est donc pas en capacité de récolter toutes les informations nécessaires à une bonne communication globale.
• Une mauvaise maîtrise de l’orthographe : ou plus globalement, une incapacité à rédiger des textes sans faire de fautes. Il n’y a rien de pire qu’une énorme faute de français sur un poster pour un tournoi, ou dans un email envoyé au maire de votre ville.

Dès lors, choisir un responsable communication car il est membre du club, et qu’il se propose à ce poste, ne doit pas se faire sans une analyse précise de tous ces facteurs. Il est important de ne pas faire passer l’affectif avant les compétences de la personne.
De plus, L’élaboration de partenariats solides est cruciale pour le développement et la notoriété de votre club. Pour des stratégies efficaces, consultezcomment choisir un responsable partenariats pour votre club

Dénicher le responsable communication qu’il vous faut

Chercher dans le club

Le moyen le plus efficace en terme de temps et de coût pour dénicher votre responsable communication est de prospecter au sein du club. En effet, les candidats potentiels connaîtront déjà l’histoire et l’identité du club.

Si votre club est de petite taille, vous pourrez faire des concessions sur vos critères de sélection. Une personne attirée par la communication, qui est ouverte et dynamique, peut remplir des tâches simples. Il suffira qu’un autre membre du bureau prenne le temps de vérifier le contenu créé, avant envoi aux adhérents, pour limiter le risque d’erreurs.

Poster une annonce sur vos réseaux sociaux

Les bons candidats devront maîtriser ces outils de toute façon. Alors mieux vaut les tester dès le début, en analysant leur réactivité et capacité à créer du contenu spécialisé pour ces environnements. Vous pouvez par exemple leur demander de créer une affiche pour la fête de votre club. Et de vous montrer sous quelle forme ils voudraient la communiquer en ligne, pour toucher la plus large audience possible.

Proposer à des étudiants en communication

Embaucher des étudiants pour des stages de fin d’études, en alternance, ou à temps partiel vous permet d’apporter un coup de jeune à votre stratégie de communication. En plus, vous êtes certains de profiter de leur bonne connaissance des nouvelles techniques et réseaux à la mode.

Ils vont donner un nouveau souffle à l’image de votre club. Et ils seront encore plus efficaces s’ils travaillent main dans la main avec un dirigeant qui connait parfaitement le club.

Dans tous les cas, votre responsable communication se doit d’être dynamique, ouvert et créatif. Sans ces compétences clés, vous risquez d’être déçu de son rendement. Et le pôle communication, voire le bureau directeur, de votre club sera pointé du doigt.