Une Maison des associations est un espace, une maison, qui regroupe plusieurs associations. Cette définition a bien sûr besoin d’être complétée par ses missions, son organisation ou encore son fonctionnement. En effet, il s’agit d’une structure qui remplit un véritable rôle de proximité sur un territoire.

Destinée à tous les publics et facilement accessible, elle est devenue un maillon incontournable pour faire connaître les associations et pour permettre à chacune d’entre elles de trouver son public. Nous vous proposons donc de découvrir toutes les caractéristiques et les avantages d’une MDA, et comment en profiter via un logiciel de gestion d”association sportive.

Les 3 principaux rôles d’une Maison des associations

Les Maisons des associations sont devenues une nécessité dans une ville, tant leurs principales missions répondent aux besoins et aux attentes de la population.

Un rôle pour le territoire

La troisième principale mission d’une telle structure est de développer une localité en améliorant les synergies entre les associations d’un même secteur ou en incitant la création de nouvelles associations.

Les différentes associations d’une même ville n’ont pas nécessairement les moyens de se regrouper pour organiser des événements communs ou pour mutualiser leurs outils, leur salle ou leur matériel. Grâce à cette structure associative, cette synergie devient possible. Des associations peuvent travailler ensemble sur des projets pour proposer davantage de services à la population et pour innover dans le milieu associatif.

Enfin, la MDA encourage la création de nouvelles associations afin de dynamiser la localité et le tissu associatif local. Les habitants de la ville peuvent se rapprocher d’elle et bénéficier de conseils pour développer leur propre structure et la présenter à la population.

Zoom sur le RNMA, le Réseau National des Maisons des Associations

Le Réseau National des Maisons des Associations, ou RNMA, a été créé en 1994. Ce réseau regroupe des Maisons des associations implantées en France métropolitaine, mais également en Outre-mer. Il joue un rôle central dans le développement de la vie associative locale en permettant la mise en place de coopérations entre différentes associations.

Il permet donc de mettre en relation des associations et des Maisons des associations de différents territoires afin d’accompagner leur développement ou proposer de nouvelles activités ou services à la population.

De plus, il assume aussi une fonction de conseil auprès des collectivités territoriales qui désirent mettre en place ce genre de structure associative.

Enfin, le RNMA analyse les besoins des associations et étudie les dispositifs en place dans l’objectif de faire des propositions dans le cadre de politiques d’aides au secteur associatif.

FAQ sur la Maison des associations

MDA, MJC ou encore maison des solidarités, voici comment différencier toutes ces structures du paysage associatif local.

L’assemblée générale d’un club de sport amateur ne s’improvise pas. Au contraire, elle est rigoureusement encadrée afin de garantir la transparence, l’échange et la bonne gestion de l’association sportive. Alors, quelles sont les règles à suivre concernant le déroulement d’une assemblée générale ? Comment un logiciel gestion d’association sportive peut aider à cet effet ?

Quelles étapes doivent être suivies par le président de séance ou le secrétaire ? Comment présenter l’ordre du jour et que rappeler à cette occasion ? Nous vous proposons de découvrir les neuf étapes à suivre lors de la tenue de l’assemblée générale d’un club de sport amateur.

Registre de présence et quorum

La première étape du déroulement d’une assemblée générale est réalisée lors de l’arrivée des participants. En effet, chaque participant doit signer le registre de présence. L’émargement de cette fiche de présence liste de façon nominative :

• les membres présents physiquement ;
• les membres représentés par une procuration.

Le registre de présence permet de vérifier que le quorum requis est atteint. Le quorum correspond au nombre minimum de membres présents ou représentés pour que le vote de l’assemblée générale soit valable. Il est fixé par les statuts ou le règlement intérieur de l’association et peut correspondre à un dixième, au quart, au tiers, à la moitié ou encore à plus de la moitié des membres de la structure associative.

Le quorum doit être respecté tout au long de l’assemblée générale. Ainsi, si un membre quitte l’assemblée avant qu’elle ne soit terminée, il est nécessaire de vérifier que les conditions de quorum sont toujours remplies. Si le quorum n’est pas atteint, l’assemblée générale ne peut se tenir et doit être décalée à une date ultérieure.

Désignation du président et du secrétaire de séance

La désignation du président et du secrétaire de séance n’est pas une étape obligatoire. En effet, certains statuts d’association ou certains règlements prévoient cette désignation d’office. Par exemple, les statuts de certaines associations désignent le président du club de sport amateur comme président de séance.

Si rien n’est prévu dans les statuts, il est nécessaire de procéder à cette désignation en début de chaque assemblée générale.

Ordre du jour de l’assemblée générale

Le déroulement d’une assemblée générale se poursuit avec la présentation et la lecture de l’ordre du jour. Les points doivent être énoncés de façon chronologique.

Cette étape est aussi l’occasion de présenter le déroulement de la réunion aux participants. Ils découvrent ainsi :

• les différents intervenants ;
• les moments de discussions sur les différents points ;
• les temps de parole prévus ;
• le moment du vote.

Seuls les points mentionnés dans l’ordre du jour peuvent être abordés au cours de la séance. De même, tous les points doivent être abordés. Ainsi, le président de séance ne peut pas décider d’en écarter un. À partir du moment où il apparaît sur l’ordre du jour, il doit être soumis à délibération.

Discours du président de l’association

Le discours du président de l’association sportive est un discours d’introduction qu’il est important de différencier des rapports d’activités. Pour le président du club de sport amateur, ce discours est souvent l’occasion de :

• faire un bilan de l’année écoulée ;
• remercier les participants de leur présence ;
• souligner l’implication des bénévoles ;
• rappeler les projets réalisés ;
• accueillir les nouveaux membres ;
• lister les départs ;
• donner son sentiment sur l’association.

Présentation des 2 rapports d’activités

Puis, la tenue d’une assemblée générale se poursuit avec la lecture des deux rapports d’activités. Cette lecture peut être réalisée par le président de séance, le secrétaire ou le trésorier de l’association pour le second rapport.

• Le rapport moral, aussi appelé rapport d’activité, concerne la gestion de l’association et ses projets, aussi bien passés que futurs.
• Le rapport financier est établi selon le bilan comptable et les comptes de résultat.

La lecture d’un troisième rapport peut être imposée. En effet, des textes imposent à certaines associations de nommer un commissaire aux comptes, ou CAC. C’est par exemple le cas des associations sportives qui comptent plus de 50 salariés et dont le chiffre d’affaires hors taxe s’élève à 3,1 millions d’euros. Pour ces associations, le commissaire aux comptes doit donner lecture de son rapport à ce moment précis de l’assemblée générale.

Discussions

Les deux rapports sont soumis à discussions. Cela signifie que chaque point peut être discuté par chaque membre présent. Cette discussion peut avoir lieu après chaque rapport ou après la lecture des différents rapports. C’est donc grâce à ces rapports et à ces discussions que l’assemblée générale peut aborder des sujets déterminants, comme :

• l’approbation des comptes ;
• la validation du prévisionnel ;
• le renouvellement des dirigeants ;
• le changement du montant des cotisations ;
• les orientations de l’exercice suivant.

Vote

Après la discussion vient le temps du vote. Cette étape est tout aussi fondamentale : chaque point inscrit à l’ordre du jour doit faire l’objet d’un vote. Vote à main levée ou vote par bulletin secret, le mode de vote est fixé dans les statuts de l’association sportive. Ce sont également les statuts qui fixent les règles de majorité, comme :

• la majorité simple ;
• la majorité relative ;
• la majorité absolue ;
• l’unanimité.

Si les statuts ne définissent aucun mode de vote, c’est au président de le déterminer et de le faire valider par l’assemblée générale.

Moment de convivialité

En règle générale, une assemblée générale se clôture par un moment de convivialité. Ce moment de partage, parfois nommé pot de l’amitié, permet de rassembler les participants de façon moins formelle. C’est l’occasion pour le dirigeant de les remercier une nouvelle fois de leur présence et de leur implication au sein de l’association sportive.

Compte-rendu ou procès-verbal de l’assemblée générale

Pour finir, la rédaction d’un compte-rendu ou d’un procès-verbal est l’ultime étape du déroulement d’une assemblée générale. Ce document permet de valider toutes les décisions qui ont été prises et communique les informations aux membres de l’association non présents.

C’est le secrétaire de séance qui se charge de rédiger le compte-rendu, tandis que le président de séance est tenu de le signer.

Pour résumer, le déroulement d’une assemblée générale obéit à des règles très précises, même si quelques ajustements peuvent avoir lieu selon la taille des associations ou les informations mentionnées dans les statuts.

Qu’il s’agisse d’une assemblée générale ordinaire, AGO, ou d’une assemblée générale extraordinaire, AGE, il est primordial de savoir qui convoquer. En effet, tout le monde ne peut pas assister à l’assemblée générale d’un club de sport amateur. Enfin, pour être plus exact, la liste des participants autorisés à y assister est strictement définie. Elle peut être gérée directement depuis un logiciel de gestion de club de sport.

Il peut se présenter deux cas de figure que nous allons vous présenter très précisément : soit les statuts, ou le règlement intérieur, définissent clairement qui peut participer à l’assemblée générale de l’association sportive, soit les statuts n’évoquent pas ce point.

En cas d’absence d’informations dans les statuts

Pour plusieurs clubs de sport amateur, les statuts et le règlement intérieur ne donnent aucune information concernant les membres ayant le droit de participer à une assemblée générale. Dans ce cas, il n’existe qu’une seule solution : tous les membres de l’association peuvent participer à l’assemblée générale.

Aucune catégorie de membres ne doit être exclue. Que les membres aient ou non payé leur cotisation, qu’ils soient arrivés au sein du club il y a plusieurs années ou il y a trois semaines, tous doivent avoir la possibilité d’assister à l’assemblée générale.

En conclusion, si les bonnes catégories de membres ne sont pas convoquées et ne participent donc pas à l’assemblée générale d’un club de sport amateur, les conséquences peuvent être importantes. En effet, toutes les décisions prises lors de l’assemblée générale peuvent être invalidées. Il est donc indispensable de se référer aux statuts de l’association ou à son règlement intérieur pour savoir très précisément qui peut et doit participer à une assemblée générale.

Approbation des comptes, validation du budget ou modification du montant des cotisations, l’assemblée générale est un organe décisionnel important pour une association sportive. Mais comment l’organiser ? Dans quel ordre procéder pour se conformer aux textes réglementaires ? Quels éléments faut-il prendre en compte pour ne pas risquer l’annulation de l’assemblée générale de son club de sport amateur ? Est-ce qu’un logiciel de gestion d’adhérents peut aider son association ?

Nous vous proposons de découvrir très précisément les six étapes nécessaires à l’organisation de l’assemblée générale d’une association sportive. Mais avant toute chose, nous répondrons à une question préliminaire incontournable : à qui confier l’organisation de l’assemblée générale de son club sportif amateur ?

Qui peut organiser l’assemblée générale d’une association ?

Voici la première question à se poser avant de penser à organiser dans le détail l’assemblée générale de son club de sport amateur. En effet, la réponse à cette question est réglementée, car présente dans les statuts de l’association ou dans le règlement intérieur. Ainsi, les statuts peuvent désigner un membre en particulier en tant que responsable de l’organisation de l’assemblée générale. Il peut s’agir :

• du président ;
• du secrétaire ;
• du trésorier ;
• d’un membre du bureau.

Dans le cas où les statuts et le règlement intérieur ne désignent pas cette personne, en règle générale, l’organisation est confiée au président de l’association sportive. Pour une gestion efficace de votre association, il est essentiel de comprendre comment gérer une association : le guide complet, qui complémente parfaitement les responsabilités et les défis associés à l’organisation d’une assemblée générale.

Adresser les convocations pour l’assemblée générale

Ensuite, la première chose à faire consiste à convoquer l’assemblée générale. Il s’agit donc de fixer le jour de l’assemblée et de rédiger les convocations. Les convocations doivent être envoyées 15 jours avant la date choisie, de façon nominative ou collective, par courrier, affichage, mail ou publication sur le site internet du club de sport.

Chaque convocation doit comporter l’ordre du jour, la date et le lieu de l’assemblée générale ainsi que le nom et la signature de l’auteur de la convocation. Enfin, il est important de penser à ceux qui ne pourront pas être présents et leur laisser la possibilité de faire une procuration.

Les statuts de l’association sportive peuvent fournir des informations complémentaires et :

• allonger ou réduire le délai d’envoi de la convocation ;
• obliger l’envoi de rapports avec la convocation.

L’organisateur de l’assemblée générale doit s’assurer que sa démarche est conforme à celle indiquée dans les statuts. Dans le cas contraire, l’AG peut être invalidée, ainsi que l’ensemble des décisions qui y seront prises. Comprendre le déroulement de l’assemblée générale d’un club de sport amateur est essentiel pour assurer une réunion productive et conforme aux attentes de tous les membres. Aussi, il est important de savoir qui participe à l’assemblée générale d’un club de sport amateur pour garantir une représentation équitable et démocratique de tous les membres de l’association.

Rédiger l’ordre du jour de l’assemblée générale

L’ordre du jour est à envoyer avec les convocations. Il doit donc être rédigé suffisamment en amont de la date de la réunion de l’assemblée générale. Les statuts de l’association sportive donnent des informations concernant l’ordre du jour. Par exemple, des membres de l’association peuvent demander l’inscription d’une question à l’ordre du jour.

De même, les statuts peuvent indiquer clairement les sujets à ajouter dans l’ordre du jour, comme :

• le vote du budget ;
• la désignation des dirigeants ;
• l’approbation du rapport d’activités ;
• le changement du montant des cotisations ;
• la validation des comptes.

Ces différents éléments doivent être mentionnés dans l’ordre dans lequel ils seront abordés lors de l’assemblée générale : de façon chronologique. Enfin, seuls les éléments figurant dans l’ordre du jour peuvent être évoqués lors de l’AG. Il est cependant possible d’ajouter un temps pour les questions diverses qui désignent des sujets mineurs n’ayant aucun impact sur le fonctionnement de l’association.

Vérifier la salle pour accueillir les participants

La convocation à l’assemblée générale d’un club de sport amateur doit mentionner l’adresse de la salle où se rendre. Mais il est important de vérifier plusieurs éléments concernant cette salle. Par exemple, il faut vérifier la capacité du lieu. Selon la taille de l’association sportive, tous les membres convoqués doivent pouvoir prendre place dans l’espace prévu.

De même, pour les grosses associations sportives comportant beaucoup de membres, il est parfois nécessaire de prévoir une certaine sonorisation afin que chacun puisse s’exprimer et entendre les débats.

Enfin, un pot de l’amitié étant souvent organisé après la tenue d’une assemblée générale, l’achat de boissons et de nourriture peut être anticipé par l’organisateur.

Déroulement de l’assemblée générale

L’organisation d’une assemblée générale doit également tenir compte de son déroulement. En effet, le déroulement d’une AG suit un planning très précis qu’il est important de respecter, avec par exemple :

• la signature de la feuille de présence ;
• le mot du président ;
• la lecture des rapports ;
• la discussion ;
• le vote.

Au moment d’organiser l’assemblée générale de son club de sport amateur, il est possible de préparer l’ensemble des documents qui seront utilisés le jour J. Par exemple, plusieurs rapports doivent être lus au cours de l’AG. Rapport moral ou rapport financier, il est important de s’assurer que ces documents seront prêts pour l’assemblée générale.

De même, les modalités du vote doivent être connues suffisamment en avance afin de préparer le matériel nécessaire, dans le cas du vote à bulletin secret par exemple. Enfin, le président doit préparer son rapport et une feuille de présence doit être à disposition le jour de la réunion de l’assemblée générale.

Après l’assemblée générale d’une association sportive

Pour être exhaustif, l’organisation d’une assemblée générale doit se poursuivre après le vote. En effet, un procès-verbal est rédigé afin de synthétiser toutes les informations échangées au cours de la réunion. De même, en fonction des votes, des dispositions doivent être prises. C’est notamment le cas si un changement de nom de l’association sportive a été voté ou si ses statuts ont été modifiés.
Après l’assemblée générale, la rédaction d’un procès-verbal efficace est cruciale pour documenter les décisions prises et assurer le suivi des actions à entreprendre.

Pour résumer, organiser l’assemblée générale d’une association sportive demande de la rigueur. De nombreux éléments doivent être pris en compte afin de garantir la bonne tenue de l’AG et ainsi éviter son annulation.

Une association sportive est composée de dirigeants, de bénévoles, d’adhérents et parfois de salariés qui ont besoin de se réunir pour prendre certaines décisions importantes. C’est généralement dans le cadre d’une assemblée générale qu’elles sont prises. L’AG est au coeur des processus de gouvernance et de gestion de l’association.

Entre moment officiel et de convivialité, de la convocation à la rédaction du procès-verbal, découvrez tous les détails du fonctionnement de l’assemblée générale d’une association sportive.

Conseils pour l’organisation d’une assemblée générale

Parce qu’elle est un lieu d’échanges et de prises de décisions, l’organisation d’une assemblée générale doit respecter certaines règles, avant, pendant et après sa tenue. Il est également important de comprendre le déroulement de l’assemblée générale d’un club de sport amateur pour une organisation sans faille.

Avant la tenue de l’assemblée générale

Zoom sur les parties prenantes