La rédaction d’un procès-verbal pour une association est une tâche cruciale dans le cadre d’une bonne gestion de votre association. Ce guide complet vous montre comment rédiger un procès-verbal pour votre association, afin que toutes les décisions/résolutions prises lors de l’assemblée soient correctement renseignées dans ce document clé.

Comprendre le rôle du procès-verbal au sein d’une association

Définition du procès-verbal

Un procès-verbal est un document juridique qui sert à consigner les résolutions adoptées lors d’une réunion ou d’une assemblée d’association. Il s’agit d’un compte-rendu des discussions et des votes qui ont eu lieu au cours de la séance.

Importance du procès-verbal dans une association

Le procès-verbal est essentiel dans la gestion d’une association. Il fournit une trace écrite de toutes les modifications apportées aux statuts de l’association, des décisions entérinées, et permet d’informer les membres de l’association qui n’ont pas pu assister à la réunion. Il peut servir de preuve, le cas échéant.

Documents juridiques associés : règlement intérieur et statuts de l’association

Il est important de noter que le procès-verbal est étroitement lié à d’autres documents tels que le règlement intérieur et les statuts de l’association. Ces documents définissent le fonctionnement de l’association et peuvent être modifiés lors des assemblées, les modifications étant consignées dans le procès-verbal.

Rappel : types d’assemblées générales organisées par les associations

L’assemblée générale constitue un moment clé dans la vie associative. C’est lors de ces rencontres que les membres se réunissent pour discuter des affaires importantes de l’association et prendre des décisions stratégiques. C’est un moment riche en délibérations.

Un modèle de procès-verbal pour chaque type d’AG est téléchargeable gratuitement à la fin de cet article.

L’assemblée générale constitutive

L’assemblée générale constitutive marque la naissance de l’association. Elle se tient au moment de sa création et réunit les membres fondateurs afin de poser les bases juridiques, d’adopter les statuts, de nommer les premiers membres du conseil d’administration et de fixer les objectifs principaux de l’association. Cette assemblée est essentielle pour donner une structure légale et administrative à l’association dès ses débuts. Elle sera suivie d’une déclaration en préfecture par l’une des personnes nommées en charge de l’administration de l’association nouvellement créée.

L’assemblée générale ordinaire

L’assemblée générale ordinaire est le type le plus fréquent et est généralement organisée chaque année. Elle offre l’opportunité aux membres de se rassembler pour discuter des activités passées, examiner les rapports financiers, voter le budget de l’année suivante, acter l’approbation des comptes et élire les nouveaux membres du conseil d’administration. Cette réunion est essentielle pour la transparence et la démocratie interne de l’association.

L’assemblée générale extraordinaire

L’assemblée générale extraordinaire diffère de l’assemblée ordinaire par sa finalité. Elle est convoquée lorsque des décisions majeures doivent être prises, telles que la modification des statuts de l’association, la dissolution de l’association ou la fusion avec une autre entité. La convocation de cette assemblée doit respecter des formalités spécifiques, notamment la notification préalable aux membres et la mention explicite de l’ordre du jour.

L’assemblée générale élective

L’assemblée générale élective se tient dans le but de procéder à l’élection des membres du conseil d’administration ou du bureau de l’association. Elle permet aux membres de présenter leur candidature, de débattre de leurs propositions et de voter pour les personnes qui occuperont les postes clés. C’est une étape cruciale pour garantir une représentation équilibrée et compétente au sein de l’association.

Les acteurs clés dans la rédaction d’un procès-verbal

Le rôle du président de l’association

Dans la plupart des cas, le président de l’association a la responsabilité de veiller à ce que le procès-verbal soit correctement rédigé et signé. Il supervise le processus d’écriture et s’assure que toutes les résolutions sont correctement notées.

Le rôle du secrétaire de séance

Le secrétaire de séance est en charge de prendre note de toutes les discussions et résolutions prises lors de l’assemblée. Une fois la réunion terminée, il rédige le procès-verbal, qui est ensuite signé par le président.

L’implication des membres du bureau de l’association

Les membres du bureau de l’association jouent également un rôle important. Ils participent aux décisions validées lors de l’assemblée et leur présence est généralement consignée dans le procès-verbal. Ils peuvent également aider à l’écriture du document.

Les étapes de la rédaction d’un procès-verbal pour une association

Avant l’assemblée : Préparation et convocation des membres de l’association

Avant l’assemblée, il est crucial de préparer un ordre du jour détaillé qui sera discuté pendant la séance. Cette étape est primordiale pour la rédaction du procès-verbal, car elle détermine les points qui seront consignés dans le document.

Comment rédiger un ordre du jour pour l’assemblée de l’association?

La définition d’un ordre du jour détaillé facilite la rédaction du procès-verbal. Il doit énumérer les points qui seront discutés lors de l’assemblée, y compris les éventuelles modifications des statuts de l’association.

Pendant l’assemblée: Prise de décisions et modification éventuelle des statuts

Au cours de l’assemblée, le secrétaire de séance prend note des décisions prises. Toutes les modifications apportées aux statuts de l’association doivent être consignées en détail dans le procès-verbal.

Comment assurer la représentation des membres absents?

Les membres absents peuvent être représentés par un autre membre de l’association. Cela doit également être consigné dans le procès-verbal, en indiquant qui représentait qui.

Après l’assemblée: rédaction du procès-verbal

Une fois l’assemblée terminée, le secrétaire de séance rédige le procès-verbal, en s’assurant que toutes les résolutions sont correctement consignées. Le procès-verbal est ensuite signé par le président de l’association.

Qui signe le procès-verbal de l’association?

En général, le président et le secrétaire de l’association apposent leurs signatures au procès-verbal, pour attester de la véracité des informations qu’il contient.

Comment sont consignées les décisions prises lors de l’assemblée?

Toutes les décisions prises lors de l’assemblée doivent être consignées dans le procès-verbal, y compris les votes et les discussions qui ont eu lieu.

Modèle de procès-verbal pour une association

Le procès-verbal n’est pas un document obligatoire, mais fortement recommandé. Sa mise à disposition pour les membres est une résolution forte pour garantir la transparence de l’information. Il est conseillé de l’archiver systématiquement au registre de l’association.

Que doit contenir un procès-verbal d’association?

Un procès-verbal d’association doit contenir les informations suivantes: :

• l’identification de l’association : dénomination, sigle, siège,
• la date et le lieu de l’assemblée,
• la liste des présents et des représentés,
• l’ordre du jour,
• le résumé des discussions,
• les décisions prises,
• les votes effectués,
• les signatures des responsables.

Modèle de procès-verbal pour une association à télécharger

Les erreurs à éviter lors de la rédaction d’un procès-verbal d’association

Erreurs communes dans la rédaction de procès-verbaux

Les erreurs courantes lors de l’écriture de procès-verbaux comprennent l’omission d’informations importantes, comme les décisions prises, les votes effectués, et la liste des présents et des représentés.

Conseils pour une rédaction juridiquement valide

Pour que le procès-verbal soit juridiquement valide, il doit être rédigé de manière précise et détaillée, signé par les responsables de l’association, et conservé en lieu sûr pour référence future.

Cet article a pour objectif de vous guider dans la rédaction d’un procès-verbal d’association, en veillant à ce que toutes les informations importantes soient correctement consignées. En suivant ces conseils, vous serez en mesure de rédiger un procès-verbal qui respecte les règles juridiques et qui répond aux besoins de votre association.

Les coachs mal équipés

Il est souvent un modèle pour ses joueurs : on se souvient de son coach toute la vie. Le club se doit donc de trouver et accompagner des éducateurs de qualité. SportEasy CLUB permet aux dirigeants du club d’avoir un œil sur le quotidien de toutes les équipes, et de proposer un outil de qualité au coach qui lui permettra de bien gérer les disponibilités de ses joueurs, la préparation de ses entraînements ou matchs, le suivi des stats et la communication interne avec les joueurs ou parents. Résultat : des coachs équipés mieux que jamais pour gérer leur équipe et accompagnés de près par les membres du bureau.

La déperdition d’information

« As-tu récupéré toutes les feuilles de présences des joueurs ? », « Tu as retrouvé les numéros de licence ? », « Il me faudrait la taille de Tee-shirt de tous les joueurs de U14 »… Beaucoup de clubs peinent à centraliser les centaines d’informations de tous les adhérents, et cela devient souvent un vrai casse-tête. SportEasy CLUB permet aux dirigeants de centraliser toutes ces données facilement, de retrouver la bonne info en quelques secondes via une interface très intuitive ! Résultat : finis les Excels démesurés et incomplets, structurez votre club et ne perdez aucune donnée.

La perte de ses adhérents

La priorité d’un club est de satisfaire ses adhérents : qu’ils puissent profiter de leur passion dans les meilleures conditions. Et qu’ils ne partent pas chez le club voisin en fin de saison, il faut se le dire ! SportEasy CLUB fortifie les liens entre vos membres : partage d’émotions ou de photos sur le forum d’un match, vote pour la star du match et note du match, communication simplifiée et rapide avec l’entraîneur ou les dirigeants… Résultat : fédérez votre club et créez une vraie communauté en fournissant un outil qui ravira les jeunes joueurs – friands de nouvelles technologie – comme le reste du club !

Comment avanciez-vous dans vos tâches de secrétaire-trésorier, avant l’implantation de SportEasy au CA Orsay ?

Philippe M., secrétaire-trésorier au CA Orsay (P) : Avant la mise en place de SportEasy, les tâches administratives étaient gérées manuellement par de nombreux tableurs (gestion des effectifs, résultats, classements). La communication avec les adhérents se faisait par courriel et téléphone. Aujourd’hui, notre logiciel gestion club sportif gratuit changé la donne

“Les tâches administratives étaient gérées manuellement par de nombreux tableurs (gestion des effectifs, résultats, classements).”

Quel est l’élément déclencheur qui vous a fait passer à SportEasy CLUB ?

En fait, on ne connaissait pas SportEasy, avant d’être contacté par un expert SportEasy CLUB. Nous avons une démonstration de l’outil et avons été immédiatement séduits par les différentes fonctionnalités proposées. Il était clair qu’il fallait doter notre club d’un tel outil.

“Les arbitres ou le Comité Directeur ont des groupes spécifiques et peuvent communiquer et organiser des évènements entre eux.”

Sur les plans administratifs et/ou financiers, comment SportEasy vous aide au quotidien ?

Effectivement, SportEasy nous aide énormément sur le plan administratif, mais aussi sportif :

• Chaque coach gère sa catégorie via son effectif, son bilan des présences, ses compositions de match. La communication est facilitée grâce aux messageries CLUB et EQUIPE.
• Chaque résultat est rentré dans SportEasy et permet une vision globale des résultats et des classements SportEasy nous permet de gérer les plannings d’occupation du club-house et des salles disponibles
• Les arbitres ou le Comité Directeur ont des groupes spécifiques et peuvent communiquer et organiser des évènements entre eux
• D’une année à l’autre, les fiches des joueurs sont conservées et font gagner un temps considérable au niveau de la saisie.

“C’est un gain de temps très appréciable pour les dirigeants, et pour moi-même.”

Comment organisez-vous votre temps grâce à SportEasy ?

Les éducateurs programment les différents évènements de leur catégorie (entraînements, rencontres etc.) et offrent ainsi aux licenciés une vue globale sur leur calendrier. C’est un gain de temps très appréciable pour les dirigeants, et pour moi-même. Chaque membre peut être convoqué à un évènement et indiquer sa disponibilité, évitant de nombreuses actions de relances manuelles par téléphone ou sms. De manière générale, SportEasy CLUB nous permet de gérer une base centrale d’information sur nos licenciés où nous y trouvons tout ce qu’il faut, quand il faut.

Astuce 1 : Les cotisations

Financer SportEasy CLUB via les cotisations annuelles de vos adhérents est sûrement l’une des solutions les plus simples et efficaces. Ainsi, en ajoutant 2,4€ de plus, sur leur cotisation, vous simplifiez aussi la pratique sportive de vos adhérents. SportEasy CLUB est un nouveau service que vous mettez à leur disposition, au même titre que vos terrains ou vos équipements.

Astuce 2 : le parrainage ou le sponsoring :

Afin d’améliorer la visibilité de leur entreprise sur votre territoire (ou à plus grande échelle), les entreprises peuvent vous permettre de financer vos projets. En contrepartie de ce financement, vous devrez leur offrir une prestation de visibilité, possible sur différents supports :

• votre site web ;
• vos installations sportives via des panneaux publicitaires ;
• le flocage de vos maillots, survêtements et autres équipements.

Aussi, nous prévoyons de développer un espace vous permettant de mettre en avant vos propres partenaires auprès de vos adhérents sur SportEasy CLUB. Pour en discuter, contactez-nous.

Astuce 3 : activités lucratives

En tant qu’association loi 1901, vous avez tout à fait la possibilité de réaliser des activités économiques, qui vous permettent in fine de financer SportEasy CLUB ! Voici quelques idées d’activités à caractère lucratif :

• Prestations de service (repas, formation, atelier technique…)
• Ventes de biens (t-shirts, survêtements, goodies…)
• Organisation d’évènements (stages, soirées dansantes, tournois…)

Astuce 4 : le crowdfunding

Le financement participatif vous permet de récolter des fonds facilement et rapidement ! D’abord, SportEasy vous fournit une solution rapide et automatisée pour financer la mise en place de notre solution, grâce à son système de collecte intégrée. Aussi, nous vous avons listé ci-dessous 3 acteurs qui proposent des outils de crowdfunding très efficaces :

• Fosburit (spécialisé dans le sport)
• Ulule
• KissKissBankBank

La communication interne est garante des habitudes et valeurs d’un club. Tandis que la communication externe joue un rôle fondamental et stratégique dans le développement de l’image et de la notoriété de l’association. Dans les deux cas, la transmission de l’information est facilitée de nos jours par l’émergence des nouvelles technologies. Au premier rang de la gestion d’un club sportif sont les supports web et digitaux. Voici un rappel de l’utilité des principaux canaux de communication à maîtriser au sein d’un club amateur. 

Les réseaux sociaux pour PARTAGER et VALORISER

Qu’on le veuille ou non, ils sont devenus incontournables et indispensables. «Ils», ce sont les comptes Twitter, Facebook et autre Instragram. Difficile d’imaginer, en 2020, booster la communication de son club sans alimenter au moins un compte sur l’une de ces «plateformes communautaires».

Et pour cause, ils sont un formidable moyen de partage, de promotion et de valorisation de la vie du club et de ses acteurs. Mais à condition d’en maîtriser les contenu. Gare aux messages et/ou photos qui pourraient s’avérer négatifs en terme d’image pour l’association et ses licenciés !

Le site internet pour REPRÉSENTER et INFORMER

Bien qu’il ne soit plus forcément «à la mode» du fait de l’émergence d’autres médias, le site internet demeure une bonne vitrine du club vers le monde extérieur. Il est un canal «officiel» et doit, à ce titre, faire l’objet d’une grande attention de la part de ceux qui l’animent.

En effet, un site peu soigné ou rarement mis à jour renvoie inévitablement une image obsolète, peu dynamique de l’association. Bref, tout le contraire d’une démarche allant dans le sens d’une optimisation de la communication. Qu’elle soit interne ou externe.

La newsletter pour CIBLER et COMMUNIQUER

Lorsque chaque licencié remplit ses informations personnelles en début de saison, l’adresse email est renseignée. Les clubs peuvent donc en profiter pour centraliser les adresses dans le but de faire parvenir à chacun des newsletters (vie du club, principaux résultats du week-end, calendrier des manifestations, etc.) ou des emails d’information (rappel de la date d’une réunion technique, d’un tournoi, changement dans l’organigramme, etc.). A l’heure des réseaux sociaux, le mail a encore de l’avenir devant lui.

Les messageries instantanées pour RASSEMBLER et ÉCHANGER

Si le mail n’est pas mort, il n’en reste pas moins que les réseaux sociaux proposent des messageries instantanées qui permettent de communiquer encore plus facilement et rapidement !

C’est le cas pour Facebook avec Messenger (ou des applications comme WhatsApp). Une instantanéité de plus en plus prisée par les clubs, afin de transmettre de l’information en temps réel. Le problème, c’est que les informations importantes ont tendance à se perdre au milieu du flux de messages.

L’application SportEasy propose également une messagerie instantanée. Chaque discussion y est contextualisée autour d’un événement sportif clairement identifié. Du coup, on arrive facilement à y retrouver les informations importantes. C’est un énorme avantage par rapport à Messenger ou Whatsapp, qui ne sont pas adaptés à la pratique sportive.

A vous de choisir quels canaux vous voulez privilégier, en fonction de vos besoins en communication.

Article signé par l’équipe de VESTIAIRES magazine.